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ALUGO BLOG

信頼を勝ち取る電子メールの基本!おすすめの英語表現

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21世紀のライフラインと呼ばれるインターネット!
今となっては勉強・ビジネス・趣味の時間など、どんな時も欠かせない存在となっています。
電子メールが世界各国で使われ、そのスピードと効率性がますます要求される時代になったからこそ、毎日使用する電子メールが、あなたの信頼やビジネスでの成功を、左右する重要な1つのツールと言っても過言ではありません。
今回は、ビジネスで信頼を勝ち取る電子メールの書き方とその基本表現をご紹介します!

電子メールの英語表現

電子メールはフォーマルな英語で書いた方がよいのでしょうか?それともあまり固くならずにカジュアルに書いた方が良いのでしょうか?
欧米圏の電子メールの表現は、手紙で書かれるフォーマルな表現と、友達間で使われるカジュアルな表現との中間に位置します。堅苦しくなく、あまりカジュアルすぎずに。そして、効率的に要点を押さえた文章が好まれます。遠回しに表現するのではなく、わかりやすいシンプルな表現を使うことも大切です。

題名

題名は必ず書くようにしましょう。無題の場合、迷惑メールと勘違いされて、読んでくれないこともあります。短くて明確に要件を記した題名が望ましいです。

挨拶

書き出しの挨拶の部分では、フレンドリーな印象を与えるようすると好印象です。
ただし、フレンドリーな表現をする場合は、相手と以前にやり取りしたことがあるのが前提です。職位上であなたと同等のレベルである場合には、受信者の名前を使います。 上の位や、上司の場合は、タイトルとともに姓名を使うことをおすすめします。

受取人の氏名がわかる場合
Dear Mr.Green (グリーン氏)
氏名がわからない場合
Dear Sir/Madam (担当者様)
To whom it may concerns(関係者各位)

目的

最初のパラグラフでは、電子メールの目的を明確に示しましょう。
I am writing to enquire about your products.
(貴社の商品についての問い合わせです。)

I am writing in reference to the conference that you held.
(貴社が開催したカンファレンスについて記載します。)
次に詳細を記載し、将来の行動を伝えます。
You will receive it by Monday without fail.
(月曜日までに必ずそれを受け取るでしょう。)
リクエストがある場合には、
相手の地位に関わらず、丁寧な表現を使うことをおすすめします。
上司にお願いする場合
Could you send it to me please?
(それを私に送付して頂けますか。)

I would be greatful if you’d give me some suggestions.
(ご指示を頂けたら幸いです。)
部下にお願いする場合でも、please を使って丁寧に!
Paste it and send it, please?
(ペーストしてそれを送付してください。)

添付書類

I am attaching the file you requested.
(あなたから要求のあったファイルを添付いたします。)

The attached file contains the information your boss was looking for.
(添付ファイルには、あなたの上司が探している情報が含まれています。)

別れの挨拶

If you have any questions or concern, please don’t hesitate to let me know.
(質問や懸念事項がございましたら、気軽にお問い合わせください。)
Best regards, Sincerely, Thank youは、氏名の前に書きます。 Best wishesは、相手と友達ではない限りできるだけ避けましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか?
電子メールの基本表現を正しく使って、簡潔な文章で要旨をしっかりと伝えましょう。相手に取って、読みやすいEメールを書くことで、あなたの信頼が必ずアップするはずです。
是非、本日より参考にしてみて下さい!

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