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会議のファシリテーションとは?ビジネス英会話で必須のスキル紹介

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ビジネスシーンで英語の会議を行うとき、多くの場合「ファシリテーター」という役割が求められます。外国の会議では一般的に置かれるファシリテーターという役割ですが、日本ではまだあまり浸透していない概念かもしれません。しかし、社会がグローバル化するなか、ビジネス英語を習得するうえで、この「ファシリテーション」というスキルがとても重要になってきます。今回は、ビジネス英会話で大切なファシリテーターの役割や、ファシリテーションのスキルについて解説していきましょう。

ファシリテーションとは?

ファシリテーション(facilitation)とは、facilitate(簡単にする)という動詞の名詞形で、「物事を簡単にして前に進ませること」と訳すことができるでしょう。つまり、会議におけるファシリテーター(ファシリテーションを行う人)は、日本語で言う会議の進行役のような人を指します。しかし、ただの「司会」のように会議の進行を事務的に行うだけでなく、「ファシリテーター」はもっと積極的に会議の場に関与する役割でもあります。

ファシリテーションに必要なスキルは?

では、ファシリテーションするためにはどんなスキルが必要なのでしょうか。具体的には以下のようなものが挙げられます。

会議の目的・アジェンダを設定

会議の目的が定まっていないと、ダラダラと時間を無駄にすることになってしまいます。そのためファシリテーターには、きちんと会議の目的を設定し、話し合うべき内容をリストアップしてアジェンダを作成するスキルが望まれます。それだけでなく、自分なりに会議の内容を理解し、問いかけるべき質問まであらかじめ用意できるとさらにプラスとなるでしょう。

コミュニケーションスキル

ファシリテーターは、よどみがちな会議の雰囲気をポジティブな方向へ転換させ、チームのモチベーションを高める能力も必要とされます。それによって、決めなければならない項目や話すべき議題を手際よく片付けることができるのです。英語で会議を行う際は英語の能力が必要なことばかり考えがちですが、非言語のコミュニケーションスキルもとても重要でしょう。意見が出やすい雰囲気づくりもファシリテーターの役割です。

意見を引き出す

会議の目的や議題に沿って意見を引き出すこともファシリテーションに必要なスキルです。質問したり、意見についての意見を尋ねたりして掘り下げましょう。また、特定の人ばかり発言したり、出した意見が頭ごなしに否定されたりしないよう、ファシリテーターは心がけなければなりません。また、否定や批判でない反対意見を引き出すことも、活発な会議にするためには必要です。

意見をまとめる

ファシリテーションが上手な人は、たとえ多くの相反する意見が出ても、会議の流れを本来の目的に沿って集約させることができます。特に、さまざまな国籍や文化的背景を持つ人が集まる会議では、意見を整理してまとめるスキルは重宝されるものです。ファシリテーターという役割を担った以上、遠慮して黙っているのではなく、はっきりと自分の意見を言ったり参加者の意見を聞き出したりしなければなりません。ゴールに導くことこそ、ファシリテーションの最大の役割ともいえるでしょう。

会議で使える英語表現

では、実際に会議でファシリテーションを行う際にはどのようなフレーズを知っているとよいのでしょうか。シーン別に覚えておくと便利な英語のフレーズをいくつか紹介します。

会議の始めに使える表現

会議の始めには、あらかじめ送付しておいたアジェンダを参加者全員が持っているか確認し、会議の目的を述べることが必要になります。
Does everyone have a copy of the agenda?(皆さん今日のアジェンダを持っていますか?)
The main reason for this meeting is……(今日の会議の議題は……です)

意見の同意を伝えるときの表現

アジェンダ通りに会議を進める際、参加者に意見の同意を求めることも必要です。そんなときに使えるフレーズをご紹介します。
I strongly believe ……(私は……について強く支持します)
I’m no expert on this, but ……(私は専門家ではありませんが、……だと思います)
I totally agree.(同意します)

何かを提案したり、意見を聞いたりするときの表現

話が前に進まないとき、ファシリテーター自らが解決策を提案することも大切です。しかし、同時にほかの人に意見を求めることも必要でしょう。
I would suggest……(私は……を推薦します)
What makes you say that?(どうしてそう思うのですか?)
Sorry to interrupt, but ……(話を中断してすみません、でも……)
So, what do you mean by ……?(……とおっしゃいますが、どういう意味でしょうか?)
Can anyone suggest a possible compromise?(どなたか、妥協案はありますか?)
Is there anything else that we need to discuss?(ほかに何か話したいことはありますか?)
Does anyone have any thoughts on this?(これについて何か意見はありますか?)

結論を出すときの表現

議論を進めたあとは、そこで終わりにせずきちんとまとめて結論を出すことが必要です。そして、最後に決まったことを確認し、全員の意見のすり合わせをもう一度行いましょう。
Maybe we can decide this with a show of hands.(では、多数決で決めましょうか)
Right, I think we’ve covered everything, so…….(これで議論はすべて終了しましたね。では……)
So, to summarize our discussion, ……(今日のディスカッションをまとめると……)

まとめ

企業のグローバル化が進み、仕事で多国籍の人が集まって会議をすることもあるでしょう。会議で発言できる英語能力も重要ですが、手際よく会議を進めるファシリテーションスキルも大切です。ファシリテーションとは何か、どんなスキルが必要か知っておくといいでしょう。そのうえで自分がファシリテーターを務めるときのために、会議で使える英語表現を押さえておくといいですね。
参考:
ファシリテーション|BIZHINT
ファシリテーターの役割とファシリテーションのコツ|Post-it

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