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シーン別ビジネス英語での自己紹介について学んでみよう

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ビジネスで外国人の顧客や代理店、展示会の来客などと打ち合わせするとき、「自分の英語は大丈夫かな」と一抹の不安を感じる方は多いのではないかと思います。特に、最初の挨拶となると、緊張してしまって名刺を渡すのが精いっぱいで口から何も出てこない、なんて人もいるくらいです(筆者は、実際にこうした現場に直面したことがあります)。

では、ビジネス英語でのスムーズな自己紹介について改めて学んでみましょう。

先に「相手は何を知りたいのか」を考える

外国人の方と打ち合わせをする場合、1番多いのは、「日本人複数名と、外国人複数名」で打ち合わせをする場合です。自分の会社が外国に行くこともあれば、外国人が日本に来ることもあります。相手の外国人が自社についてよく知っている場合もあれば、全く知らないという場合もあります。

ここで重要なのは、相手は何を知りたいのかを逆算して考えてみることです。いくつかシーン別の例を挙げて見ましょう。

1.日本本社の日本人が、シンガポール子会社で、シンガポール人幹部と打ち合わせる

  • お互い、同じ会社同士なので、やっていることは理解している。となると、会社についての平易な説明は不要。
  • 同じ会社であれば、打ち合わせの大きな目的についても理解しているはずだ。であれば、目的についても詳しく説明する必要もない。
  • 自分の役職・担当業務については、相手は知っているだろうか。もし知らなければちゃんと理解してもらう必要がある。
  • 具体的に滞在中に何をするのか、という細かなアクションについてはたぶん知らないだろう。であれば、こちらについてはしっかり話したほうが良いだろう。

2.台湾出張時に、何度か電話会議した取引先候補の台湾企業と初めての打ち合わせ

  • 何度か電話会議したので、会社のことはある程度は知っている。しかし、再度説明した方がよさそうだ。
  • これまで何度か電話で打ち合わせたので、目的については理解している。ただ、会社対会社の話なので、再確認した方がよいだろう。
  • 自分の役職については相手に伝えておいた方がよさそうだ。
  • 取引につながるようであれば、今後継続的にどのように取引を進めていくかを共有する必要がありそうだ。

3.外国企業が日本に来る展示会で、初めて会ったカナダ企業の幹部と打ち合わせる

  • 初めて会ったばかりで、お互いのことについてよく知らない。よって、まずは会社について知ってもらう必要がある。
  • 打ち合わせの目的は、自社は商品を販売したい、カナダ企業はいい商品があれば取引を開始したいというものだ。ただ、どのようなものを欲しいのかは聞いてみないと分からない。
  • 自分の細かな担当業務などを説明するより、会社と製品について大まかな理解を持ってもらうことに集中した方がよさそうだ。
上記の1、2、3で同じような挨拶をしても意味がない、ということはお分かり頂けたのではないかと思います。では、上記内容に沿って、それぞれ挨拶を考えてみましょう。

社内の打ち合わせの自己紹介

まずは、上記1から始めてみましょう。最初の挨拶は、シンガポール子会社の会議室に入ってからです。相手は笑顔で

Welcome to Singapore! It’s great to have all of you today.
(シンガポールへようこそ!みなさんをお迎え出来てとても嬉しいです)

というようなことを言うでしょう。

この後、1人1人挨拶をしていくはずです。子会社といえど大きく言えば社内なので、名刺交換はしないだろうと思われます。なので、名刺情報に頼らずに口答でこのように伝えてみましょう。
Hi, this is Hiroshi, in charge of hardware product marketing.
(こんにちは、私はヒロシです。ハードウェア製品のマーケティングを担当しています)


もう少し詳しく伝えたいのであれば、「product marketing」に修飾語を付けても良いでしょう。ここまで言うと、やや長くて説明的ですが、意図と熱意を明確に伝えたいのであれば、効果があります。
Hi this is Hiroshi, in charge of hardware product marketing. As you may know, Japan team double our marketing budget for emerging product. Look forward to having good discussion for marketing adoption in Singapore.
(こんにちは、私はヒロシです。ハードウェア製品のマーケティングを担当しています。ご存知の通り、日本チームは新規開発製品に対してマーケティング予算を倍にしました。シンガポールでの適用についてよい打ち合わせができればと思います)

ちなみに、よく「My name is Hiroshi Yanagiuchi.」というように、苗字と名前を両方言う人がいますが、日本人の苗字も名前も外国人からすると覚えにくいので、結局相手はあなたを名前だけで呼ぶはずです。よって、名前だけで十分です。これは逆も真なりで、例えば、Jeremy Ladchumanopaskeranさんというインド系の人がいたとして、相手から姓名両方教えてもらったところで、まず苗字は覚えられないでしょう。よって、相手のことをJeremyとだけ呼ぶはずです。

また、当たり前の情報を言う必要はありません。例えば、「Hiroshi from Japan.(日本から来たヒロシです)」などと言う必要はありません。当たり前で相手が知っていることを言っても、意味がありません。

同じ会社であれば、お互いの会社のことはよく知っていますので、その後早速本題に入ることになります。自己紹介は最小限でOKです。

社外の打ち合わせの自己紹介

次は上記2となります。何度か電話で打ち合わせてはいるが、直接会うのは初めてという場合です。このような場合には、一般的には「ようやくお会いできて嬉しいです」と名刺を渡しながら伝えるのが一般的です。
Hi, this is Hiroshi. It’s great to see you face to face, finally.
(こんにちは、ヒロシです。ついに対面でお会いすることが出来てとても嬉しいです)

ここでは、「It’s good to see you」というところを「great」で強調し、喜びの意味を強めています。また、最後の「finally」で「(長らくお会いしたかったが)ようやった(お会いできた)」と、こちらも喜びの意味を強くしています。
何度か打ち合わせをしているようであれば、相手は自分の役割を理解していると思いますが、あえて伝えるのであれば、上記例文に後に続ける形で説明してもよいです。
I’m in charge of search engine marketing in Chinese spoken area.
(私は中国語圏での、検索エンジンマーケティングを担当しています)

また、対面した相手について不明点があれば、自分からどんどん聞いてみましょう。
Excuse me, what is your roles and responsibilities in your company?
(すみません、貴社でのあなたの役割はどのようなものでしょうか?)

roles and responsibilityとは、「役割と責任範囲」という意味ですが、企業においては、「担当している内容・職掌」という意味で使われますので、活用してみましょう。

展示会での打ち合わせの自己紹介

次は、上記3のように、お互いよく知らない場合の自己紹介です。相手にとっては「あなたが誰で何をやっているか」よりも、「あなたの会社が何で、どんな製品を作っているのか」という方が重要です。展示会のような場合であれば、自己紹介よりも先に、「会社紹介と製品紹介」を先に行います。
Hi, this brand-new product is made for marketing division to reduce 80% of report creation effort.
(こんにちは、この製品は、レポート作成にかかる労力を80%削減するマーケティング部門向けの製品です)

そして、相手が興味を持ってきたら、さらに製品の詳細や長所などを伝え、相手がさらなる紹介や打ち合わせを希望することが分かった状態で、はじめて名刺を出して、自己紹介をします。
Hi this is Noboru of Tokyo Engineering. Thank you for great discussion. Hope to continue this discussion next week. Is it ok to call you on your mobile?
(こんにちは、東京エンジニアリングのノボルと言います。とてもよいディスカッションをありがとうございます。来週にまたお話しの続きをできればと思います。携帯に電話してもよいですか)

単なる自己紹介ではなく、マーケティングで言う所の「リードの獲得」ですので、次にアクションをとっても良いかを確認しておくのがよいです。「電話しても良いです」と言った相手を邪険に扱うことはあまりないでしょう。

目的と状況に合わせて自己紹介を使い分ける

自己紹介=自分の名前を言えばOK、というわけではありません。状況に応じて、相手が何を欲しているかを考えて、必要な内容を簡潔に伝えるのが良い自己紹介です。

相手に良い印象を持ってもらい、今後のビジネスを円滑にするために、ぜひポイントを押させてのコミュニケーションを心がけてみてください。
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