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今すぐ身に付けたい!ビジネス英会話3つの婉曲表現テクニック

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海外旅行で使う旅行英会話やちょっとした知り合いとの日常英会話は問題なく出来る人は多いかもしれません。しかし、ビジネスで使うのビジネス英会話になると途端に自信をなくしてしまう人もいるのではないでしょうか。その理由の1つとして、ビジネスでは言葉の言い回しに気をつける必要があると感じていることが挙げられます。
ビジネス英会話ではビジネスで使う日本語の会話と同様に、婉曲表現(物腰柔らかくする表現のこと)と丁寧さが必要です。今回はビジネスでの会話に必要な3つの婉曲表現テクニックについてお話しします。

「英語の表現はイエス・ノーではっきりと」はウソだった!?

英語でのやり取りはイエス・ノーの返事がはっきりしており、日本語より相手に対する意見や要望をストレートに表現する必要があるとよく耳にしますよね。しかし、それは英語が第一言語ではなく、共通の文化背景がないノンネイティブ同士での会話に必要であるということを知っていましたか?なぜなら英語のボキャブラリーがネイティブに比べると少ないのでストレートな表現を使ってでもコミュニケーションを取る必要がある場面が多くなるためです。
一方でネイティブとのやり取りやビジネス上でのやり取りでは、彼らが微妙な婉曲表現を使って会話をすることがとても多いことに気がつきます。それは日本語であっても英語であっても、相手とのシチュエーションによって婉曲表現や丁寧な表現を使わないといけないことが世界の共通認識であるためです。

特にビジネスの場では日本語と同様の婉曲表現が必要

筆者は地域コミュニティ上でのネイティブとのメールのやり取りで、知人はビジネス上でのメールのやり取りで失敗をしたことがあります。どちらもある案件について相手からの希望を受け入れられるか答える必要があるメールでした。その返信の中で相手の希望を受け入れられないことを回答したところ、メールの文章が相手への尊敬を欠いており、攻撃的と受け取られてしまい相手から顰蹙(ひんしゅく)を買ってしまいました。
この時の失敗点は相手との交渉が必要な場面において、日本人はイエス・ノーや自分の意見をはっきり言わないから優柔不断に見えて相手が困るという既成概念に、2人ともとらわれてしまっていたことです。すなわち英語においても日本語と同様の気遣いやニュアンスが必要だということを理解していなかったことが問題に繋がったのです。
もちろんイエス・ノーという意思はきちんと伝えなければいけませんが、その伝え方にテクニックが必要です。

ビジネス英会話に役立つ婉曲表現テクニックその1:イエス・ノーで完結させない

先ほどのお話しにもありましたように、相手の意見と反対意見を言う時や何かを断りたい時には日本語と同様に慎重に言葉を選ばないともめやすいので注意しなければいけません。そのためには英語でも単純に「ノー」と言うことは極力避けましょう。「ノー」と言って会話を終わらせてしまうと確実に言われた相手の気分を害してしまいます。
相手が何か新しいアイデアを提案してくれたけども、自分はそれに反対意見を持っている場合について以下に返答の良い例と悪い例を紹介します。まずは悪い例から見ていきましょう。

<悪い例>
No, I don’t think so because….
(私はそうは思いません。なぜなら・・・)

<良い例>
That’s a great idea. However, I think we might be able to explore….
(その意見も良いと思うのですが、他の案も私たちは考えることができると思います・・・)

悪い例は学校の教科書でよく出てくるような言い回しです。しかし、ビジネスで使うにはふさわしくないとビジネスマンであればわかって頂けますよね。それと比較すると良い例の方は相手の意見に対する尊重、理解を示した上で、その後に自分の意見をきちんと述べている点にお気づきでしょうか。

ビジネス英会話に役立つ婉曲表現テクニックその2:助動詞を使いこなす

ちょっとしたお願い事でもストレートに動詞のみを使用して会話をするより、助動詞を使い少し遠回しな会話をする方が大人の会話としてスマートです。
会話中の内容について再確認をしたい場合の例を紹介します。ストレートに聞いてしまった場合とスマートに聞けた場合の2例をご用意してみました。

<ストレートに聞いてしまった例>
What does it mean?
(それはどういう意味ですか)
<スマートに聞けた例>
Excuse me, can I go over it again?
(すみません、もう一度確認してもいいですか)
ストレートに聞いてしまった例だと、ちょっと喧嘩腰に聞こえてしまう恐れがあります。やはり遠回しに、こちらが聞いて良いでしょうかという許可を求める助動詞を使った方がスマートですよね。ネイティブは友達同士でもこのような遠回しな聞き方をするので、ビジネスだと更にこのような婉曲表現を用いた聞き方をすることが必要となるでしょう。
これは相手の時間を取るようなちょっとしたことを聞きたい時や、呼び止めたい時にも同じことが言えます。次は呼び止めたい時の会話の例を紹介します。こちらもストレートに聞いてしまった場合とスマートに聞けた場合の2例をご用意しました。

<ストレートに聞いてしまった例>
Excuse me. Do you have a time?
(すみません、時間ありますか)
<スマートに聞けた例>
Excuse me. Can I hold you right there?
(すみません、少しお時間をもらってもよろしいですか)
後述の例のように相手の時間をとってもいいか許可を求める方がスマートですよね。日本語だともちろんビジネスではスマートな例を使うのが常識ですが、英語でもその常識は変わりません。

ビジネス英会話に役立つ婉曲表現テクニックその3:助動詞の過去形を使いこなす

助動詞の過去形は時間的な過去を表すと覚えている人が多いかもしれませんが、ネイティブはあまりこの文法ルールを使いません。時間的な過去を表したい時は助動詞 + have + 過去分詞を使用することが多いのです。
それでは過去形とは何を表すのでしょうか。それは現在の事象から遠い3つの形を示します。
1つ目は時間的な遠さ、いわゆる時間的な過去形を表します。
2つ目は現実からの遠さ、すなわち仮定法を表し、
3つ目は人間関係の遠さ、今回お話する丁寧表現を示すのです。
よって、助動詞を過去形にすることでさらに丁寧な表現をすることができます。今回はさらに詳しく話しを聞きたい時の会話の例を紹介します。

<やや丁寧な例>
Can you give me more details?
(もう少し詳しく教えてもらえますか)
<丁寧な例>
Could you give me more details?
(もう少し詳しくお伺いできますでしょうか)
やや丁寧な例もこれまでに紹介した悪い例やストレートに聞いてしまった例に比べれば、とても丁寧に聞こえます。しかし、助動詞を過去形にすることによりさらに丁寧な表現にすることが可能なのです。

まとめ

英語においても日本語と同様の気遣いやニュアンスが必要であり、相手とシチュエーションによって婉曲表現や丁寧な表現を使わないとトラブルになってしまうことをお話しました。そのためにはイエス・ノーという意思をきちんと伝えることが必要なシチュエーションでは伝え方にテクニックが必要となるのです。
今回は
  • イエス・ノーで完結させない
  • 助動詞を使いこなす
  • 助動詞の過去形を使いこなす
上記3つをご紹介しました。
テクニックを使いこなして、ビジネスでよりスマートで円滑なコミュニケーションが取れるようになると良いですね。
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