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知っておくと便利!シチュエーション別英語メールの書き出し

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仕事で海外の人とのやりとりのために、英語のメールを書かなければならなくなったとき、書き出しをどうしたらいいのか悩んだことはありませんか。メールの冒頭である書き出しは、本題に入る前に読み手に好印象を与えるクッション的な役割を担っています。シチュエーション別に便利な書き出し表現を覚えて、効果的なメールを書けるようになりましょう。

自己紹介で使える英語表現

メールでも初めての相手には、簡単な自己紹介から始めます。簡潔に自分がどんな人物なのか伝えます。
My name is XXX and I work in marketing department at YYY company.(YYY会社でマーケティングをしております、XXXと申します)
My name is XXX, senior director of the financial division for YYY corporation.(YYY会社の財務部でシニアディレクターをしております、XXXと申します)
I am XXX of YYY company and I am in charge of the ZZZ section of sales department.(YYY会社のXXXと申します。販売部のZZZ係を担当しております)

お知らせで使える英語表現

相手に大事なお知らせを伝えたいときに送るメールは、一般的なもの、良い知らせの場合、悪い知らせの場合と書き出しが少しずつ変わってきます。なお、主語にweを使うと、会社や部門全体からのお知らせというニュアンスになります。伝える内容によって使い分けてください。

一般的なお知らせ

I am writing you to inform that……(……をお知らせします)
This is to inform you that……
This is just to let you know that……

良い知らせ

We are happy to inform you……(……とお知らせできることをうれしく思います)
I am pleased to inform you that……
It is our pleasure to inform you that……

悪い知らせ

We are sorry to inform you that……(申し訳ございませんが、……をお知らせします)
I regret to inform you that……(残念ですが、……をお知らせします)
I am afraid that I won’t be able to……(恐れ入りますが、……ができません)

問い合わせや依頼で使える英語表現

メールで問い合わせしたり、何かをお願いしたりする場合は、相手に好印象を持ってもらえるように、丁寧な言い方を使いましょう。

問い合わせ

I would like to enquire about……(……について伺わせてください)
I would be interested in finding out more about……(……についてもう少し詳しくお聞かせください)

依頼

Would it be possible for you to……?(……していただけませんか?)
I would really appreciate it if you could……(……していただければ幸いです)
I am wondering if you could……(……していただけないでしょうか?)

予定の変更で使える英語表現

急な用事などで予定を変更する場合は、できるだけ早めに連絡すべきです。以下のような表現は丸ごと覚えておくといいでしょう。
I am afraid that I will not be able to make it on that day.(申し訳ありませんが、予定をキャンセルさせていただきたいのですが)
I would like to change the day of my appointment with you.(約束の日を変更させていただきたいのですが)
Could you change the time of the next meeting to (time) on (day)?(次回の会議を◯日◯時に変更していただけないでしょうか)

お礼や感謝を伝えるときに使える英語表現

メールをもらったお礼や、感謝を伝えるメールは、相手と良い関係を築くためにとても大切です。メールの文に加えるといいでしょう。

メールのお礼

Thank you very much for your email.(ご返信、ありがとうございます)
Thank you for the reply.(お返事ありがとうございます)

感謝を伝える場合

I would like to thank you for……(……に感謝しております)
I really appreciate that……(……していただき、大変感謝しております)

お詫びで使える英語表現

メールの返信が遅れたときや、不手際のお詫びのときには、できるだけ素早く対応したほうがいいことは、日本語でも英語でも同様です。

返信が遅くなった場合

I apologize for the late reply.(ご返信が遅くなって申し訳ありません)
I am sorry for my late reply.
I am sorry to be late.

不手際のお詫び

I apologize for any inconvenience caused.(ご不便をおかけして申し訳ございません)
I am sorry to cause you a trouble.(ご迷惑をおかけして申し訳ありません)
Please accept our apologies for…(~については申し訳ございません)

まとめ

英語のメールに慣れていない人も、ここで紹介した書き出しの例文を使って自分用にアレンジすれば、簡単にメールが作成できます。書き出しで目的を書いてしまえば、あとは具体的な内容を書くだけです。困ったときに、ぜひ活用してみてください。

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