知っていると同期と差がつけられる海外のビジネス習慣

海外のオフィスと日本のオフィスでは様々な異なる習慣があることをご存じでしょうか。習慣を1つでも多く知っていると、現地スタッフとのスムーズなコミュニケーションがとれ、業務もうまくいきます。今回は知っておくと同期と差をつけられる海外のビジネス習慣について紹介をします。

ビジネス習慣の違い１. あいさつ

さてここでは海外のオフィスでのあいさつの違いについてお話していきます。日本のオフィスではお辞儀をしてまずは名刺交換が当たり前かもしれませんが、海外ではそれは通用しないかもしれません。

握手を力強くする

米国など多くの国々ではオフィスに初めて訪問した際に、まず握手して相手の目を見て自分の名前を名乗ります。
ここで日本人は目を逸らしてしまったり、優しく握手をしてしまう方が多いのですが、それが弱々しい人物だというレッテルを貼られてしまうことがあるので注意が必要です。日本のオフィスとは違い、名刺交換は握手の後に行うこともありますが、ミーティングや商談などの最後にさよならの挨拶として渡すことも多いようです。
逆にドイツなど欧米の中でも握手の文化がそれほど一般的でない国々もあるので、行く先々でまわりのビジネスパーソンがどのような挨拶をしているか一度様子をみてから「現地に合わせる」のもよいでしょう。

名刺の扱いはカジュアル

日本のオフィスでは名刺交換の後も名刺を机の上におき、席を立つ時に丁寧に名刺入れに収めますが、海外オフィスではカジュアルに扱われます。例えばそのまま机に置きっ放しにされたり、メモ用紙の代わりに使われたり、ぐちゃっとそのままポケットに入れられたりすることが多々あります。しかしながら特に悪気があって行うわけではないようなので、そこまで気にしなくて良いでしょう。

ビジネス習慣の違い２. 勤務時間や会議、恒例行事

あいさつの仕方が違えば、勤務時間や昼休みの取り方も日本とは大違いです。また会議の時間帯も日本のオフィスとは違ってくるようです。

フレックス勤務の人が多い

海外のオフィスでは年俸制で働いているスタッフが多いため、年あたりの労働時間が契約で決まっています。よって個々人の予定に合わせて日によって働く時間を変えることが、当たり前のように行われます。日本でもフレックス勤務を導入する企業はとても増えていますが、それよりももっとフレキシブルなものです。更にコアタイムが決まっているかどうかはオフィスや会社によってルールが異なります。そのため、問い合わせをしたいスタッフがいつもオフィスにいるとは限らないので、急ぎの仕事はかなり余裕を持って依頼をしなければなりません。

昼休みはジムでリフレッシュ

フレックスでの勤務が当たり前と紹介しましたが、その一端として、海外のオフィスでは昼休みを利用してジムに行くスタッフが多いようです。福利厚生で法人契約をするオフィスも多いようです。雇用契約上は1時間程度に決められている昼休みですが、それにさらに1時間くらい付け足してジムで汗を流します。そのぶん、帰宅時間を遅くし業務の時間を増やすようです。昼休み後に連絡を取ろうとしても不在の可能性が高く、さらにはミーティングを入れると嫌がられる可能性が高いのです。

就業時間後のミーティングはないが、始業時間前のミーティングはある

これまでフレックス勤務の紹介をしましたが、規定の始業時間と就業時間があるオフィスが多いです。日本のオフィスだと就業時間後のミーティングは比較的たくさん行われますが、始業時間前のミーティングはあまり行われません。海外のオフィスでは残業が嫌われるため、日本とは逆のことが行われます。すなわち始業時間前のミーティングが多く開催されるため、朝の8時からミーティングということが多々あるようです。残業は嫌われるのに定時前の朝早い業務は好まれるのは日本人からすると少し不思議かもしれません。

年賀状の代わりにシーズンカードを送る

日本のオフィスではまだ取引先に年賀状を送る文化がありますが、同じように海外のオフィスでも取引先にシーズンカードを送る文化があります。もちろんスタッフ間でもカードのやり取りがあるようです。日本でいう年賀状はクリスマスカードに当たります。一年で最もカード交換がされるシーズンと言えるでしょう。そのためクリスマスカード期間は送料がお得になる国もあります。イースターでも盛んにカード交換が行われます。

ビジネス習慣の違い３. オフィス環境

日本のオフィスは皆が同じデザインや型式のデスクを使用していることが当たり前です。しかし、効率を重視する海外のオフィスではオフィス環境もしっかりと考えられているようです。

デスクが広い

最近はテレビで外資系企業のオフィスの様子が特集されるのでご存じの方も多いかもしれません。まず大きな違いは日本の伝統的な机より大きいサイズのデスクを使用しているオフィスが多いです。スタッフの体の大きさの違いもあるのかもしれませんが、個々人の空間を大事にし、仕事に集中したいことの表れかもしれません。

疲労軽減のための人体工学の取り入れ

日本のオフィスだと画一的なファシリティが多いですが、海外のオフィスだと人体工学を取り入れ、スタッフの作業効率を上げるようにしています。日本のオフィスだとせいぜい椅子の高さくらいが個人に適用している所かもしれませんが、海外のオフィスだと椅子の高さはもちろん、椅子のフットレスト、椅子の角度に始まり、キーボードの打ち込み深さと角度、ディスプレイ画面の高さと角度など、様々なファシリティをスタッフ仕様にカスタマイズします。作業効率を上げることは大きいな目標の一つのようです。

ビジネス習慣の違い４. 仕事へのスタンス

海外は品質に少し難あり？そのような部分を解決するために仕事のスタンスの違いにも注目すべきかもしれません。

効率性重視のオールシステム化

先ほど紹介したように、オフィスでの作業効率を上げることは大きな目標として掲げられています。そのためちょっとした雑務などは何でもシステム化されていきます。日本のオフィスでも採用されていることが多いですが、例えばちょっとした契約の決済などは電子上のシステムでペーパーレスに、タイムレスに行われます。もちろん今も日本のオフィスで活躍しているファックスは海外のオフィスではほぼ姿を消しています。

仕事の依頼をかけると何度も確認が必要

日本のオフィスだと業務の依頼を１つ行った場合、期限内に仕上がってくることが当たり前ですが、海外のオフィスは違います。仕事の依頼をした場合は期限中に何度もリマインドや進捗状況の確認を行わなければ、期限を過ぎても業務が終わっていないことがざらにあります。どうやら期限の捉え方が大きく違うようです。

日本では期限は絶対に死守するものですが、海外だとあくまで目安期間、リソースが足りずに遅れる場合はしょうがないと捉えられることが多いようです。
もちろん日本のオフィスのようなあうんの呼吸はありません。全て指示をしないと業務を行なってもらえません。しかも指示したことをミスすることもたくさんあるので、必ず依頼したものは自分の目で再度の確認をしなければなりません。例えば簡単な見積もりや決算書でさえも間違える頻度が高いのです。
しかもミスを指摘しても自分のミスを認めないことがあるので、e-mailなどの証拠を全部とっておかなければなりません。日本のオフィスと違って品質第一ではないことがお分かりいただけると思います。

その他知っておくとよいこと

オフィス内の習慣もそうですが、海外で働く際に知っておくと良いことを挙げてみました。

レディファーストが当たり前

特に欧米系のオフィスではレディファーストが当たり前なので男性の方は覚えておくといいかもしれません。日本のオフィスだと上司を優先しますが、海外ではレディファーストが上司・部下などの序列よりも重んじられます。
例えばオフィスの入り口やエレベーター、何かをする時の順番待ちなどでも女性を優先します。これは欧米の上流階級の教育では幼少期からレディファーストを叩き込まれることからオフィスでも同様に行われているようです。
ちなみに、日本語英語では「レディファースト」が定着していますが、“Ladies first”と最初の単語は「レディース」になります。

セクシャルハラスメントに厳しい

日本のオフィスでもかなり意識は向上していますが海外のオフィスではセクシャルハラスメントを厳しく取り締まっています。
日本だと女性の被害が多いため女性への対策が多いですが、海外のオフィスでは男女に関係なく取り締まっています。もちろん体へのタッチ、身体の特徴への揶揄、宗教による服装への揶揄、恋愛・結婚などの性的言及など幅広くスタッフの権利は守られています。一昔前は日本人が訴訟されてしまうことがよくあったようです。

まとめ

海外オフィスでは日本のオフィスとは異なる習慣がたくさんあります。最初はとっつきにくいかもしれませんが、相手を尊重する気持ちは国籍を超えて通じます。違いを楽しみながら上手にコミュニケーションが取れるようになると良いですね。