ALUGO BLOG

ミーティング資料共有にそのまま使えるメール例文4選

Pocket

ミーティング資料はミーティングする相手と情報共有するために作成するものです。それゆえ資料を完成させるためには事前、事後ともに関係者とのコミュニケーションが必要になります。今回は資料の作成方法から第三者への情報提供依頼、上司への確認、議事録の送付などメールでのコミュニケーションに使える例文を紹介します。

ドラフト作り

ミーティングの資料は日本のオフィスと同様にword、Excel、PowerPointを使用することが多いです。日本と大きく異なる点は特にありませんが、特定のオフィスでよく使用されるテンプレートをあらかじめ入手すると英語であってもスムーズに作成ができます。

1.メンバーに情報提供を依頼する

日本のオフィスでは会議を開催する際には事前の根回しをすることが多いかもしれませんが、海外オフィスではあまりされないようです。その代わりに資料作成の時点でメンバーにドラフトを送付し、付け加えるべき新しい情報があるかどうかを尋ね、ミーティングの内容をあらかじめ共有します。以下に3月28日に開催されるミーティングで使用する資料への情報提供を依頼するメールの例文を紹介します。
Dear All,

In preparation for the Meeting currently scheduled for 28th Mar.
(3月28日に開催が予定されているミーティングの準備のために)
Would you please find attached the following material:
 (以下の添付ファイルの資料の確認をしていただけますでしょうか)

・Draft agenda
(アジェンダのドラフト)
・PowerPoint presentation template
(プレゼンテーション用のパワーポイント資料)

Could you please insert any specific items that you would like to be discussed in the meeting?
(ミーティングで話したいことについて資料を追加して頂けますでしょうか)

So it can be included in the agenda and insert your points / information into your section of the attached template PowerPoint.
(アジェンダに加えることも可能ですし、パワーポイントのあなたのセクションに情報を追加することも可能です)

  The final agenda, updated actions and completed PowerPoint presentation will be circulated five business days prior to the meeting.
(最終的なアジェンダとパワーポイントは 会議の5営業日前に回覧します)

Kind Regards,
Jake

上の例文の中で重要な言い回しや単語を紹介します。
・資料の確認 find attached the material
・パワーポイント資料 PowerPoint template
 *PowerPointだけの場合はソフトの名前を示します
・資料の回覧 circulate

2.上司の承認を得る

ミーティングで使用する資料について、日本のオフィスと同様に直属の上司の承認が必要となります。海外のオフィスではあまり紙にプリントアウトして上司に渡すことはなく、メールにファイルを添付し依頼することが多いです。以下に上司への確認依頼メールの例文を紹介します。
Dear Hudson,

Would you be kindly asked to review the attached material for coming meeting on?
(もうすぐ実施されるミーティングの資料を確認して頂けますでしょうか)

Please send me back your comment if any by 25th Mar.
(もし可能であれば3月25日までにコメントを頂きたくお願いします)

Kind Regards,
Jake

上の例文の中で重要な言い回しや単語を紹介します。
・〜して頂けますでしょうか Would you be kindly asked to
 *直訳すると「親切にお願いされても良いですか」となります。遠回しで丁寧な表現です。
・資料の確認 review the attached material
 *ここでの確認は内容の確認の意味で使用されています。
海外のオフィスでは社内で役職をつけて呼ぶことはあまりありません。慣れないかもしれませんがファーストネームで名前を呼びます。確認の期日を指定すると、上司のスケジューリングが立てやすいのでより親切です。

3.資料の送付をメンバーに行う

上司からの承認を得ることが出来たら、速やかにメンバーへ資料の送付を行いましょう。時間に余裕があれば資料へのコメントも依頼ができます。以下にメンバーへの資料をメールで送付する例文を紹介します。
Dear All,

Would you please find attached this material for meeting on 28th Mar?
(3月28日に行われるミーティングの資料の確認をお願いします)
Should you have any comment on the material, please let me know so that I can incorporate your comment in it.
(もしこの資料へのコメントがあればお知らせ下さい。資料に反映をさせます)

Kind Regards,
Jake

4.ミーティング終了後にミーティング参加へのお礼と議事録の送付を行う

ミーティング終了後は議事録を送付する必要があります。その際にはミーティング参加へのお礼をするのを忘れないようにしましょう。日本のオフィスではあまり馴染みがない習慣かもしれません。参加者へ記事録の追記のお願いをすると上司への議事録の承認が通りやすくなります。以下にメンバーへ議事録をメールで送付する例文を紹介します。
Dear All,

Thank you for your time to attend the meeting and provide your valuable input to the meeting.
(ミーティングに参加して頂き、そして有益な情報を頂きありがとうございました)

Please find attached a draft of minutes from meeting.
(ミーティングの議事録を添付しましたのでご確認ください)

Should you have any comments on the minutes and please advise me so that I can revise prior to approval from my boss.
(もし議事録へのコメントやアドバイスがありましたら、上司に見せる前に追記しますのでお知らせください)

Kind Regards,
Jake

上の例文の中で重要な言い回しや単語を紹介します。
議事録 minutes
承認 approval

まとめ

海外のオフィスではミーティングの資料作成の確認作業はメールで行うことが多いです。決まった単語や言い回しを使うことが多いので、ぜひ今回お話した例文を覚えて実際の業務に役立ててください。
この記事をシェアする: