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どうすればいい?苦手な英語での電話対応

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英語はネイティブレベル(TOIEC980)なのに未だに電話は少し苦手。筆者のように面と向かってネイティブと話すことは苦にならないけど、英語で電話対応をするのが嫌だ、苦手だという人は多いのではないでしょうか。筆者が経験を通して分かったこと、そして今でも実践している電話でミスを犯さない秘訣などを紹介します。

対面で会話する時よりもどうして電話だと内容を聞き取れないことが多くなるの?

対面でする英会話なら普通に理解できるのに、電話だと相手の言っている内容が聞き取れない、聞き間違えることが多いと感じることはありませんか。筆者が気づいたのは、対面で会話している時無意識に相手の表情の変化や口の動きを目で追っている時があるということでした。特に相手の英語に強い訛りや癖がある時は無意識に相手の口の動きを注意深く見ていることが多いのです。読唇術を使っているわけではないのですが、訛りや癖が強くて聞き取りづらい英語の内容を前後の文脈、相手の表情、それから口の動きで補っているのだということが分かりました。相手の表情や口の動きは電話では見ることが出来ない…それが電話では上手く聞き取れないと感じる理由なのだと気づきました。もちろん、顔を見ることが出来ないというのは大きいのですが、それ以外にも電話だと相手の声が小さかったり、反対に大きすぎて音割れがしたり、周りの雑音が入ったり、とありとあらゆる障害があります。これらの全てのせいで、英語での電話対応が苦手だと感じていたのです。

原因は分かったけど、どうやって克服すればいいの?

カナダに20年以上住んでいても未だに電話だと少し身構えてしまうのですから、完全克服は至難の業かもしれません。しかし、英語の語彙を増やし、毎日のように英語に触れて、英語力を上げる努力をしていけば電話に対する苦手意識も改善されてくると思います。でも、それは地道な努力と時間がかかること。その間に少しでも電話での聞き取りミスを減らすために次のことを行いましょう。

メモを取る

会話内容全てを書き留めるのは大変なので、重要な単語や内容だけをメモに取ります。電話でAだと聞こえたと思っても後で今までの資料を見たらBと明記されていたので、折り返し電話で再確認しなければいけない、なんてことも無きにしもあらずです。英語で電話対応する場合は些細な内容でもメモを取る癖をつけましょう。この時聞き取れたけど意味を知らない又はうろ覚えの単語も書き留めて後で辞書を引く癖もつけておくと語彙が広がります。

重要情報は復唱し、綴りも確認する

名前、固有名詞、住所や電話番号などの重要情報は必ず復唱し、綴りも確認しなければなりません。同じ発音でも綴りが異なる言葉がたくさんあります。また、綴りの確認も「A as in Alfa」又は「A for Alfa」というように確認していきましょう。Alfaでなくても他のAから始まる単語なら何でもいいのですが、世界共通で認識される単語を使うことが大切です。現在世界中で最も広く使われているもの(NATO Phonetic Alphabet)を例にあげておきますので参考にしてください。あくまでも参考ですので馴染みのない単語が多いと感じたら、自分で使いやすい単語に置き換えると良いでしょう。

A – Alfa

B – Bravo

C – Charlie

D – Delta

E – Echo

F – Foxtrot

G – Gold

H – Hotel

I – India

J – Juliet

K – Kilo

L – Lima

M – Mike

N – November

O – Oscar

P – Papa

Q – Quebec

R – Romeo

S – Sierra

T – Tango

U – Uniform

V – Victor

W – Whiskey

X – X-ray

Y – Yankee

Z – Zulu

* NATO Phonetic Alphabet

最後の手段は電子メールで確認する

注文を受けたり、アポを取ったりした場合、相手のメールアドレスが分かっている場合は、Would it be okay if I send you a confirmation email?と確認メールを送っていいかどうか許可を取り、確認メールを送りましょう。ひと手間かけて確認メールを送ることで、細かい聞き取り間違いなどのミスを最小限に抑えることが出来ます。筆者は何か企画変更や内容変更があった際も、「本日のお電話での決定事項の概要です。確認をお願いいたします。」と相手にメールを送っていました。海外に出荷する商品がある場合、小さな数量や商品間違いでも大きな損害になることがあるので、どんなに小さくても内容に変更があれば上司又はクライアントに確認メールを出して再度チェックしてもらっていました。

まとめ

何故電話だと慣れているはずの英会話でも難しく感じるのか、電話での聞き取りミスをどうすれば極力減らすことが出来るのか等をご紹介しました。ビジネス英語レッスンなどネイティブと接する機会がある人は練習に活用すると良いでしょう。
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