英語で電話対応できますか？ビジネス電話をかけるときに知っておきたいフレーズ30選〈かける側〉編

声のみでコミュニケーションするということは、簡単なことではありません。どんな状況でも冷静で落ち着いた会話をすることに努めたいものです。初めて電話をかける相手に「〜さんに繋いでほしい」と伝えるには？、「打ち合わせについて確認したい」と用件を伝えるには？やっとできる英語の電話対応ではなく「英語の電話対応は任せて」と自信を持てるくらいの対応を目指しましょう。 今回はALUGOより、電話対応の英語表現「かける側」についてご紹介します。

電話をかけるときのマナー

かける前の準備

電話をかける相手の情報を確認

電話をかける必要のある相手の電話番号・フルネームや役職など、相手側の情報に間違いのないよう、確認しておきます。

必ず用意しておくもの

カレンダー・ペン・メモ、その他に必要書類などがあれば用意しておきます。そして、相手が不在のために自分の連絡先を伝える場合もあります。そのために折り返して欲しい番号などをあらかじめ確認しておきます。

電話の用件を明確に

自分が電話をした内容、電話をした理由を明確にしておくことで聞き忘れや用件の間違いを防ぎます。

スムーズに電話が進まなくても臨機応変に対応を

電話は、相手スケジュールを把握していない状態でかけることがほとんどです。 「相手の不在」「電話環境の問題」など様々な理由で予定通りに電話を進めることができない場合があります。 そんな時でも、落ち着いて英語で対応をしていけることはビジネスシーンにおいて大切なことです。どんな時でもスマートに対応をすることであなた自身の信頼へと繋がります。臨機応変に対応ができるよう、受話器をとる前から心の準備をしておきましょう。

感謝の気持ちを表現することを忘れない

• 相手が時間を割いて電話を受けてくれたこと
• 自分に対して、快く対応をしてくれたこと
• スケジューリングをしてくれたこと
• 折り返しの電話をかけてきてくれたこと　etc…

上記以外にも、感謝の心は忘れずに電話を終えるようにしましょう。 必ずしも電話で伝えなければいけないということではありません。次に会った際にお礼を述べることも大事です。これからも相手とより良い関係を築いていくために、感謝の気持ちを表現することは欠かせません。

英語で電話をかけるときの必須表現30選

それでは、英語で電話をかける時の英語表現を順番に確認していきましょう。

自分の名前、会社名の紹介

相手に不信感を持たせないように、最初には必ず電話をかけている自分自身の名前、会社名を伝えます。よく電話をかける相手であれば、それだけで電話の相手へ繋ぎ対応もしてくれます。逆に初めて電話をかける相手であれば、あなたの伝えた情報から誰が対応するかなど判断ができます。 ※ My name is~.とは自己紹介しましせん。「This is ~.」というのが一般的です。
※ 最初の挨拶は、時間によって変えても構いません。「Good morning./Good afternoon./Good evening.」
※ 基本的には会社名まで名乗るのがマナーです。

電話したい相手を伝える

名前は正確に、名刺などを確認した上で尋ねましょう。 名前を間違えることは日本でも外国でも、とても失礼です。 電話できる窓口が一つの場合などは、部署名などを正確に伝えましょう。 特定の人でない場合は、担当の人をお願いします。 電話相手と親しい関係であれば、こういった言い方も大丈夫です。

電話の用件を伝える

用件は、簡潔に要点だけを伝えます。 電話の相手が質問をしてきたら、その都度答えます。その方が無駄な時間を作りません。 そして、用件を伝える場合は「I’m calling about ~.（〜について電話しています。）」、「I’m calling to V ~.（Vするためにお電話をしました。）」の２通りの言い方が、主な表現方法です。 また「to find out/confirm ~（〜を確認するために）」という表現も使います。

相手不在のときの対応

かけ直す場合

基本的には、自分からかけ直すのがbetterです。 相手が外出中、会議中であれば、目安として帰る時間や終わる時間、相手の都合の良さそうな時間を聞いておきましょう。

伝言を残す場合

ただ、一方的な報告や電話をする相手が電話の内容を把握している場合などは、伝言を頼むことで効率良く仕事を進めることができます。

折り返しの電話を依頼する場合

可能な限り、相手に迷惑をかけないように自分側からかけ直すことをお勧めします。ですが、場合によっては相手側の予定に合わせて折り返して頂いた方が良い時もあります。

電話を切る前に言いたい英語

電話が終わった際には必ず、電話の為に時間を使ってくれたことに関してお礼を述べます。

感謝を伝える一言

会う約束をした場合は、こういったセリフも言えます。

切る間際の一言

「ありがとうございました」と感謝の言葉を述べたら、切る間際に一言英語です。

どんどん英語で電話をかけましょう

いかがでしたか？丁寧な電話対応ができれば、ビジネスシーンにおいて相手との良い関係を築いていけるでしょう。皆さんが正確かつスムーズな電話対応が身につくまで恐れずに電話で英語することを楽しんでいきましょう。