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フレーズも紹介!ビジネス英語での電話の受け方

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電話対応は、英語でビジネスをする際にとても大切になるスキルです。日本語で会社関係の人から電話を受けるとき、友達との電話のように「もしもし」と応答しませんよね。同じように、ビジネス英語の電話でも、普段の会話とは多少違った言い回しをする必要があります。では、どのようにすればよいのでしょうか?

ビジネス英語での電話対応のコツ

最近はメールやSNSなどで気軽にやり取りができるせいか、電話応対に苦手意識を持つ人が増えているようです。それに加えてビジネス英語での応対となると、焦って何を話していいかわからなくなってしまうこともあるでしょう。

ビジネスシーンの電話対応には、それにふさわしい頻出フレーズがあります。応答の仕方をあらかじめ練習しておくことが、上手な電話対応のコツです。プレゼンテーションにはプレゼンテーションにふさわしいフレーズがあるのと同様です。
ビジネス英語での電話応対の練習は、社員同士で行うと効果的でしょう。クライアント役や社員役など、役割を分けて社員同士でロールプレイをすることで、実際の電話対応と似通ったシチュエーションで練習ができます。

練習をするときは、以下に紹介する便利な英語の頻出フレーズを覚える努力もしてみてください。シーンごとに大体の対応方法を頭に入れておくことで、英語でも焦ることなく対応できるようになるはずです。

場面別、使えるフレーズ集

では、電話を受ける場面別に、必ず使える英語フレーズを具体的に見ていきましょう。ここでは、「ABC銀行」に勤めている「山田花子さん」を例にします。
  • 電話を受けるとき:
  • ビジネス英語で電話を受けるときは、常にプロフェッショナルな対応が必要です。以下のフレーズでは、かけてきた側に自分がどこの誰かを簡潔に伝えることができるだけでなく、相手にどのような用件で電話をしてきたか聞くことができます。
    「Good morning/ Hello/ Good afternoon. ABC Bank, Hanako speaking. How may I help you?」
    (おはようございます/こんにちは。ABC銀行の花子です、どのようなご用件でしょうか?)

  • 相手の名前を聞くとき:
  • なかには、用件から先に言ってくる人もいるでしょう。そんなときは、丁寧に相手の名前を聞く必要があります。
    「Could I ask who’s calling, please?」
    (お名前をお伺いできますか?)

  • メッセージを受けるとき:
  • 電話の相手が話したい社員が電話に出られない場合、メッセージを受け取る必要があるでしょう。
    「I’m sorry, she/he’s not available right now. Can I take a message?」
    (すみません、彼女/彼はただ今席を外しています。ご伝言をお預かりしましょうか?)

  • 誰かにつなげるとき:
  • 「OK. Please hold on.」
    ((おつなぎしますので)お待ちください)
    少し待ってもらいたいとき: このフレーズは英語が出てこなくなったり、混乱してしまったりしたときにも使えるので覚えておいて損はないでしょう。
    「Could you please give me a moment?」
    (少々お待ちください)

  • 電話をかけるとき:
  • 英語では電話をかける際、まずは自分がどこの誰かを名乗ることが大切です。
    「Hello, this is Hanako from ABC Bank.」
    (こんにちは、ABC銀行の花子です)
    相手が自分のことを知らない場合は、Hanako Yamadaとフルネームで名乗るとさらによいでしょう。
    英語では相手を知っている場合、お元気ですか?と加えるとフレンドリーに聞こえます。
    「Hi, this is Hanako from ABC Bank. How are you?」
    (こんにちは、ABC銀行の花子です。お元気ですか?)

  • 誰かにつなげてもらうよう頼むとき:
  • 「May I speak to [話したい人の名前], please?」
    ([話したい人の名前]はいらっしゃいますか?)

  • 電話をかけた理由を述べるとき:
  • 「I’ve called to ask about …… 」
    ( ……についてお電話いたしました)

  • メッセージを残すとき:
  • 話したい相手がいない場合、電話に出た相手にメッセージを残す必要があります。
    「Could you please take a message? Please tell her/him that…….」
    (ご伝言をお願いできますか?彼女/彼に……とお伝えください)

  • 電話をしてよい時間を聞くとき:
  • メッセージを残すのではなく、かけ直したいときには次のように伝えてみてください。
    「When is a good time to call back?」
    (後でかけ直してもよろしいでしょうか)

  • 相手に繰り返してもらいたいとき:
  • 聞き取れなかったときには、必ず用件を聞き返す必要があります。
    「Could you please repeat that for me?」
    (もう一度おしゃっていただけますか?)
    もしくは、単語のスペリングを聞いてみましょう。
    「Could you please spell that for me?」
    (つづりを教えていただけますか?)

  • 電話を切るとき:
  • 電話を切る際は、必ず相手に感謝の気持ちを伝えましょう。英語では、何に対しての感謝なのか伝えることで気持ちが伝わりやすくなります。
    電話をかけたとき:「Thank you very much for your help. Good bye.」(手助けいただきありがとうございました)
    電話を受けたとき:「Thank you for calling.」(お電話いただきありがとございました)
    両方で使える:「Thank you for your time.」(お時間をいただきありがとうございました)

  • どうしても伝わらない、わからないとき:
  • 電波の悪さ、相手の声の大きさなどさまざまな理由から、相手の言った大切な言葉が聞き取れない、もしくは相手に自分の言葉が伝わらないことがあるかもしれません。そのような場合には、相手のメールアドレスを聞いて、追って確認すると誤解を防ぐことができます。
    「Could I follow up with email? May I have your email address, please?」
    (メールで再度確認させていただけますか? メールアドレスをお教えください)

    メールアドレスを聞いた場合、正しく聞き取れたか復唱することが大切です。英語には、「NATOフォネティックコード」という、スペリングを正確に伝える方法があります。
    例えば、JAPANというスペリングを復唱する際には、”J as in Juliet, A as in Alpha, P as in Papa, A as in Alpha, N as in November”となります。NATOフォネティックコードは、インターネットで簡単に検索できるので、プリントアウトしたものを電話の横に貼り付けておくと、スペリングを電話で確認する際に便利でしょう。

    まとめ

    今回紹介したフレーズをもとに、日々ビジネス英語で電話応対する練習をしてみてください。何度も英語のフレーズを発音してみることで、ビジネスの場面でも焦らずに話せるようになるでしょう。自分の名前、会社名、会社の住所やメールアドレスなど、使う機会の多い英単語のスペリングの伝え方を、NATOフォネティックコードですらすらと言えるように練習しておくと、さらに心強いはずです。

    参考:
  • Telephone Role Plays | BBC
  • Business Telephone Role Plays | ThoughtCo

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