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チームミーティングを行うために知っておきたい例文集

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チーム単位で行われる小さい会議、いわゆるチームミーティングは外資系の企業であっても日系の企業であっても多く開かれます。チームミーティングこそ、働き始めてすぐに自分で行わなければならない会議だと言っても過言ではないでしょう。英語には日本語のような尊敬語、謙譲語、丁寧語はありませんが、その場にふさわしい丁寧さというものが存在します。今回はチームミーティングを自分で主催するために知っておきたい例文を紹介します。

ミーティングの開催のための準備

ミーティングのお誘いをする

まずはチームメイトにミーティングを誘いたいときに使える例文です。
(口頭) Could we have a meeting to discuss ~? (~についてミーティングを開きたいのだけどいいかな?)
(メール) This is an invitation to discuss ~. (~についてのミーティングのお誘いです)
ミーティングを提案する際にはsuggest, proposeなども使えますが、チームメイトに使うには少しかしこまりすぎかもしれません。チームメイトとはいえビジネス上での会話なのでcanではなくcouldを使い少し丁寧な言い方にする方がベターでしょう。一方でメールのような文語では口語よりかしこまった単語を使用します。

ミーティングの時間調整をする

ミーティングに参加してもらうためにチームメイトの都合を聞く時に使える例文です。
Are you available sometime around ~? (~らへんで時間はある?)
availableはカジュアルな会話でよく使う単語で、ここでは利用が可能な時間をあらわします。相手に候補日を出してもらう場合に使用します。 一方で自分のスケジュールが限られている場合などはこの例文を使います。
Is any of the following dates convenient for you? (下記の日程で都合があう日はありますか?)
候補日時を上げ、その中から相手にも都合の良い日程を選んでもらうパターンになります。followingは下記の~と表現したい時に使える便利な単語です。suitableもavailableと同じくらい頻出するカジュアルな単語で適当なという意味があります。

ミーティングの開催

ミーティングを始める

メンバーがひととおり集まったのを確認できた後にミーティングを開始します。ミーティングを始める時の掛け声として使える例文です。
Thank you for taking your time to come to this meeting. (ミーティングに来てくれてありがとう)
The objective of this meeting is to~. (このミーティングの目的は~)
海外では何に対してもまず最初に感謝の意を述べます。日本人にはなかなか慣れない習慣かもしれませんが、こちらで感謝の念を言い忘れると失礼にあたります。これは仲が良い友達や仕事の同僚であっても必要です。 カジュアルな場面では度々主語を飛ばします。特に I は抜かす傾向があります。日本での学習では英語は主語は抜かさないと習ってきたと思いますが、カジュアルな場面ではほぼ主語は使いません。しかしながら大きな会議などのオフィシャルな場面では必要です。

ミーティングの途中

海外のミーティングではメンバーからためらうことなく話している途中でコメントが入ります。または自分からコメントする必要があります。その時まず最初に使うと良い例文です。
Regarding this topic, what would be the impact of ○○ to ~ (この件についてだけど、~に対しての○○の影響は何ですか?)
My concern is ~ (~が私の懸念なんだけど)
日本では発表者が全ての議題を言い終わるまで待つ習慣がありますが、海外では全く異なります。最初は面食らうかもしれませんが、ここで自分の意見を出せないとミーティングに参加していると認識されません。これはチームミーティングだけではなく、大きな会議でも同様です。 日常会話ではwouldを使う必要はありませんが、ビジネス上では婉曲表現として良く使用します。couldも同様です。ミーティング中には上司であろうと自分の意見をきちんと言う必要があります。
I agree with your concept but my concern is ~ (基本的な考えは賛成できるのですが、ただ私は~を懸念します)
反対意見を言う際には頭から相手の意見を反対すると角が立つので、まずは相手の意見を同意し、尊重していることをアピールしてから、その後に自分の意見を言います。上司の場合は少し丁寧に話す必要があるため主語も用いると良いでしょう。再び出てきたconcernも便利ですね。心配という意味ですが、worryだとカジュアルすぎるので避けるのが無難でしょう。

ミーティングの途中でお互いの認識を確認したい場合

ミーティングで重要なことを決める前に、お互いの認識が同じかどうか確認する時に使える例文です。
I’d like to make sure if everyone is on the same page.(みんなが同じ認識でいるか確認したい)
海外だと同じチーム内に異なる国籍、異なる文化背景を持つ人間が存在します。そのため日本だとあうんの呼吸でわざわざ聞かないことでも、逐一聞くことをオススメします。特に重要な案件ではきちんと共通認識をしているかどうか確認しましょう。on the same pageはカジュアルですが少し洒落た言い方です。英語ではストレートな単語を使うよりもビジュアルで現れる現象を言葉にすることが洒落ているとされています。一方でalignは一直線に並べるという意味でそれこそストレートな単語ですが、ビジネス会話では頻出する単語です。

次のトピックに行きたい場合

これまでお話ししたように、ミーティング中は途中で質問や議論が入るため、うまくまとめなければ無限に時間がかかってしまします。今の議論をうまく終わらせ、次のトピックに移る際に使える例文です。
Any questions or comments before moving on to the next topic?(次に行く前に質問かコメントはある?)
I will hand over to ○○ for the next topic.(次のトピックは、○○さんに説明してもらいます。)
Could we move on to the next topic?(次のトピックにうつっていいですか?)
次のトピックにうつる際にはメンバーの個人を尊重し進めることをアピールするため、couldを使用しお伺いを立てます。 しかしながら、内容によってはさらに深く話す必要があることもあります。今は時間が押していているが、また後で深く話したい場合に使える例文です。
For more detailed discussion, let’s take it offline.(ミーティング外でもう少し話しましょう)
ミーティング外はofflineといいます。ビジネスでは良く使うので覚えておくと便利です。 次が最後のトピックの場合はあらかじめアナウンスすると親切でしょう。
The next topic is the last one.(次が最後のトピックです)

ミーティングを終える

海外ではミーティングの終わりに、はっきりとこのミーティングで何が決まってどんなアクションを今後とるのかをメンバーの全員に念押しをします。
Let’s focus on ○○ in the next quarter as we all agreed in the meeting.(来四半期は、ミーティングで決めたように、○○に集中しましょう。)
So the next step will be to inform what we agreed on to the stake holders.(次のステップは会議で合意したことを関係各者に周知することです。)
roll outもビジネスで頻出する単語です。日本の辞書ではなかなか見つかりませんが、周知するという意味があります。 日本の会社では何のための会議かよくわからない会議もありますが、海外では効率主義の会社が多いことから、そのような会議はあまり存在しないようです。そのため会議の中できっちりと次のアクションを周知し念押しをします。日本と同様に会議後には議事録を作成し、関係各者に送付する必要があります。
I will send you the MOM(minutes of meeting) once it’s completed.(議事録が完成次第送ります)
議事録のことをMOMと略すことが多いようです。ビジネスで使用する略語は覚えておきたいですね。 minutesは会議の要約、完全な記録はproceedingsと使い分けをします。関係者に送付するものは要約したものを送付するためminutesを使います。

その他の会議のテクニック

ビジネス英会話と日常英会話の大きな違いをご存じでしょうか。もちろん言葉の丁寧さは全く違いますが、それよりも大きな違いとしてビジネスでは聞き間違いが許されないことです。そのため会議の内容は録音をしておくことをおすすめします。 現在はさまざまな国の人がそれぞれ特有の英語を話します。ネイティブと言われるイギリス人、オーストラリア人、カナダ人、アメリカ人でさえ、地域で特有の単語や言い回しがあります。公用語として使用しているシンガポール人、香港人、フィリピン人、南アフリカ人では日本の方言の差以上の言語としての差があります。よってネイティブでない限り、日本人はたとえTOEIC満点、帰国子女だとしても完璧に聞き取るのは難しいのです。

最後に:どんどんチームメイトに声をかけよう

海外では業務に対するポジティブな姿勢、チームへの貢献も評価対象となります。そのため、自主的なチームメイトへのミーティングの提案は、業務をスムーズに行うためのポジティブな姿勢として評価されます。おそれることなくどんどんミーティングをもちかけましょう。
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