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ビジネスシーンで役立つ、英語メール作成のポイントと注意点

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英語のメールをスムーズに作成するには、特有の決まった形や、よくある書き出しのフレーズを覚えておけば便利です。ここではビジネスに役立つ言い回しを中心に、英語のメール作成におけるポイントと注意点を見ていきましょう。

ビジネス英語メールを書くときのポイントとは?

英語メールの書き出しや結び、マナーなどを考えて長時間かかってしまうことはありませんか? 英語メールはシンプルな形式さえマスターすれば、幅広く応用できます。難しく考える必要はありません。

件名は内容が分かるようシンプルに

メールの基本ともいえますが、件名は分かりやすくシンプルにします。件名によって、きちんと開いて読んでもらえるかどうか決まります。
例えば日付や数字が出てくる用件の場合は、件名に入れておくとよいでしょう。件名が「Hello」「Hi」などでは内容が全く分からず、迷惑メールと思われて読まれないかもしれません。
また、感嘆符「!」が入っていると、自動的に迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があるので避けましょう。
Inquiry about/on the product No.111(商品111についての問い合わせ)
Amended draft of the sales agreement(販売契約書の修正版)
Thank you for the seminar yesterday(昨日のセミナーのお礼)
Schedule confirmation for March 15(3月15日のスケジュールの確認について)

また、リマインダー、招待、緊急、などタイトルの最初に明記しておくと用件の種類が分かりやすくなります。
Reminder: Meeting in October(10月のミーティングのリマインド)
Invitation: Annual General Meeting(年次総会へのご招待)
Urgent: Request for the November Invoice(11月の請求書に関する緊急のお願い)

敬称は相手によって使い分けよう

基本的には、敬称としてDear(親愛なる)をつけます。欧米人は姓ではなくファーストネームで呼びかけることが多いですが、かしこまったメールや、初めてメールをする場合はMr. / Ms. / Mrs.などの敬称をつけ、ファミリーネームもしくはフルネームを続けます。日本語のビジネスメールのように、名前の前に社名や肩書きなどを記載する必要はありません。
Dear Mr. John Smith,(親愛なるジョン・スミス様/男性)
Dear Ms. Jackson,(親愛なるジャクソン様/女性)
Dear Mrs. Brown,(親愛なるブラウン様/既婚の女性)
※既婚か未婚か分からない場合はMs.が無難です。

相手の名前や性別が分からず、「ご担当者様」とする場合は、
Dear Sir/Madam,
To whom it may concern,
とします。
親しい人や、社内メールではDearの代わりに、Hi Lisa,(リサさん、こんにちは)などとファーストネームで呼びかけることもあります。

用件から書き出してOK

基本的には、本文は用件がすぐに分かるように書き出して大丈夫です。日本語のビジネスメールでは冒頭に「お世話になっております」とあいさつをつけることが多いですが、英語メールでは不要です。
I am emailing to inquire about your service.(貴社のサービスについて伺いたくメールします)
Please be informed that the tour has been rescheduled.(ツアーの日程変更についてお知らせします)
I am writing you about my personnel transfer. (私の人事異動の件でご連絡しました)
I am interested in buying your product.(貴社の製品を購入したいです)
I came across your website and found your service very interesting.(ウェブサイトを拝見し、貴社のサービスに大変興味を持ちました)
I am sending my application documents in response of the job advertisement.(求人広告を見て応募しました)

初めてメールを書く場合は、まず自分の名前を名乗り、
This is the first time to email you.(初めてメールさせていただきます)
と入れると丁寧な印象になります。
もちろん、事前に相手と会ったり話したりしていた場合は、
It was nice meeting you yesterday.(昨日はお会いできてよかったです)
Thank you for coming to our office today.(本日はオフィスまでお越しいただき、ありがとうございました)
Thank you for talking on the phone./Thank you for taking my call.(電話でお話しさせていただき、ありがとうございました)
など、感謝の意を表してから書き始めると、好印象です。

また、親しい人には、
How have you been?(どうしていましたか)
I hope you are well. (お元気のことと思います)
などから始めるとフレンドリーな印象になります。

相手に求めるリアクションを明確にしよう

メールを読んだ相手に返事が欲しいのか、その場合はいつまでに欲しいのかなど、求めるリアクションを明確にしておきましょう。
Please confirm by reply.(確認のため返信をお願いします)
Please let me know your attendance.(出欠をお知らせください)
Could you please reply by Tuesday? (火曜日までに返信いただけますか?) 
Please reply at your earliest convenience. (できるだけお早めにご返信ください)
Please see the attached file.(添付の資料をご確認ください)
I would appreciate your advice.(ご意見いただけるとありがたいです)
Kindly inform us when you are sending the file to us.(ファイルをいつ送っていただけるかお知らせください)
※Kindly …はPlease …と同じで、「お願いします」という意味になります。

結びのフレーズは形式どおりでOK

英語メールの結びのフレーズは簡単なものが多く、かしこまった表現は不要です。メールを読んでくれたことに対してThank you.と感謝を表したり、次に会う機会を楽しみにしていることを伝えたりします。
Looking forward to hearing from you soon.(返信をお待ちしています)
I look forward to meeting you at the party.(パーティでお会いするのを楽しみにしています)
Please let me know if you need any assistance.(サポートが必要でしたらお知らせください)
If you have any questions, please feel free to contact me.(ご不明な点がありましたらご遠慮なくお問い合わせください)
Thank you very much in advance.(ありがとうございます)
※これから相手がしてくれることに対して前もってお礼を伝える表現 

最後に、自分の署名の前に、日本語でいう「敬具」や「よろしくお願いいたします」の意味でBest regards, Sincerely, Kind regards, Regardsなどをつけましょう。社内のメールや友人間では、カジュアルにThanks, Best,と記すこともあります。

英語のメールを書くとき注意したいこと

大切なことを最初に書く

要点を最初に述べてから関連事項を加えるほうが読み手にとって分かりやすいものです。英語のメールは形式的なあいさつが不要なぶん、できるだけ簡潔に分かりやすく、を念頭において作成します。

文字化けしやすい記号は避ける

文字化けしやすい記号は原則として使わないようにします。全角の数字は日本語対応のパソコンでなければ正しく表示されないため、半角にしましょう。

できるだけ簡潔に、短くまとめる

本文は要点を絞り、情報を盛り込みすぎず、できるだけ短く簡潔にまとめましょう。英語メールは日本語ほど改行する必要はありません。多くても2〜3パラグラフ程度にまとめたいところです。

まとめ

英語のメールは日本語のようなあいさつ文は必要ありませんが、件名の書き方、書き出しや結びのフレーズなどいくつか気をつけたいポイントがあります。形式をつかめば応用が利き、伝えたいことを分かりやすくシンプルにまとめられます。
参考: 英語でビジネスを円滑に進める上で重要な3つの慣習の違い

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