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ビジネス英語で電話を掛けたい!ビジネス英語で電話をかける時のフレーズ

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英語で電話がかかってきた場合、社内でビジネス英語の得意な人に電話をお願いすることができますが、逆に自分から電話をかけるとなると緊張するものです。そこで、今回は「英語で顧客に電話をかける際のフレーズ」として、便利なビジネス英語フレーズをお伝えいたします。

ビジネス英語・顧客に電話をかける[準備編]

インターネットがあるこの時代、メールでは済まずに電話をかけるというのは何かしら理由があるはずです。あえて電話をかけるのは、以下の3パターンのいずれかの場合が多いです。
  1. メールしたが反応がないので電話で催促する
  2. 急ぎの伝達事項・依頼事項を伝える
  3. メールでも連絡できるが、電話の方が効果的な件の連絡を行う
まず、ご自身が電話する理由は上記1、2、3のどれかを理解しましょう。

次に、メモ用紙に簡単でいいので伝えたいこと、聞きたいことを書き出してみましょう。

例えば、1.の場合は、以下のように書き出します。
  • 新製品紹介の打ち合わせの件
  • 日時候補は、6/12月曜日 午後3時から5時、または6/13火曜日 午前10時から正午
  • 場所は、東京品川本社でいいか、それとも横浜技術センターか
  • 当社からは、私含めて3名で訪問
これは必ず伝えるべき、確認すべき内容です。この中で、英語ですらすらと出てこなさそうなフレーズがあれば、英語でメモしておきましょう。例えば、「6/13火曜日 午前10時から正午」という箇所がすらすら出てこなさそうだと思えば、”June twelfth, Tuesday, from ten am to noon”とメモしておくと便利です。

ビジネス英語・顧客に電話をかける[入門編]

ここでは電話をかけての第一声と不在時の応対について学びましょう。これは、上記の1, 2, 3すべてに共通している内容です。

まず第一声ですが、「固定電話にかける場合」と「携帯電話にかける場合」の2パターンあります。固定電話に掛ける場合は、別な人が出て、電話をつないでもらう可能性が高いですが、携帯電話の場合は本人以外で電話に出ることはまずありません。

固定電話に掛ける場合

自分の会社名と名前を伝えて、担当者につないでもらうように依頼します。
Hello, this is Yoko Fujita of Japan Network. Is Mr. Tom Brown at the office?
(こんにちは、私はジャパンネットワークの藤田洋子です。トム・ブラウンさんはオフィスにいますか?)
もし会社にいる場合はつないでもらえますが、不在の場合は以下のように伝えるのが良いです。
OK, so can I have his mobile number? I need to know EFG project status by today.
(かしこまりました。彼の携帯番号をもらえますか?今日中にEFGプロジェクトの状況を把握する必要があります)
OK, so please let him know my mobile number and ask him to call me. My number is +81-80-1234-1234.
(かしこまりました。私の電話番号を彼に伝えて、電話するように伝えてください。番号は、+81-80-1234-1234です)
OK, so I will call back later. Thank you.
(かしこまりました、また掛けなおします)
急ぎの用事であれば、携帯番号をもらう、電話番号を伝えてコールバックを依頼するのが手っ取り早いです。営業電話など、特に急ぎの要件でなければ、掛け直すようにしましょう。

携帯電話に掛ける場合

携帯であれば、まず本人が出るので、本人確認しましょう。
Hello, this is Yoko Fujita of Japan Network. Mr. Tom Brown is on the call?
(こんにちは、私はジャパンネットワークの藤田洋子です。トム・ブラウンさんですか?)
携帯電話で不在の場合は、留守電を残しておきましょう。長々と話していると、時間切れになるので、手短に伝えるのがポイントです。
Hello, this is Yoko Fujita of Japan Network. I hope to have a talk with you about EFG project. Please call back to me. My number is +81-80-1234-1234. Thank you”
(こんにちは、私はジャパンネットワークの藤田陽子です。EFGプロジェクトの件で話したいです。コールバックください。電話番号は+81-80-1234-1234です。ありがとうございます)
最後に、固定電話も携帯電話も、電話を切るときは、「Thank you, goodbye」といったフレーズで締めると良いでしょう。

ビジネス英語・顧客に電話をかける[実戦編]

さてここからは実践編です。相手が電話に出た後のやり取りを見ていきましょう。

1.メールしたが反応がないので電話で催促する

メールに反応がない場合は、「メールを読んだが返信を忘れていた」か、「メールをそもそも読んでいない」のどちらかです。メールをそもそも読んでいない場合に備えて、送ったメールの内容をすぐに説明できるようにしておきましょう。まずは最初の会話です。
I would like to confirm with you about new product presentation date.
(新製品のプレゼンの日にちについて確認させてください)
これで意味が通じれば、メールを読んでいたことになるのでOKです。もし確認事項を伝えても、反応が今一つ、口ごもるような場合は、メールを読んでいない可能性が高いです。この場合は、メールの内容を確認しましょう。
We released new zero-calory soda with lime taste. We are sure this contributes your beverage sales increment.
(当社はライム味のゼロカロリー炭酸飲料をリリースしました。貴社の飲料の売り上げに貢献できると確信しています。)
So we hope to have a meeting with you on June 12th Monday 3pm to 5pm, or June 13th Tuesday from 10am to noon.
(そこで、6/12月曜日の午後3-5時、または6/13火曜日の午前10時から正午で打ち合わせできればと思います)
Location is Tokyo Shinagawa HQ or Yokohama Tech center?
(場所は東京品川本社、それとも横浜技術センターですか?)
From our company, 3 people will join.
(当社からは、3名が参加します)

2.急ぎの伝達事項・依頼事項を伝える

次は、急ぎの事項の伝達です。一般的によくあるのが、アポの時間調整などの場合です。例えばアポに遅れる場合は、理由を説明するようにしましょう。
Because of traffic jam, I will be late in 15 minutes. Sorry about my late arrival.
(交通渋滞で15分遅れます。到着が遅くなり申し訳ありません)
このような場合であれば、伝えればOKで、相手に何か決断を迫る必要はありません。 そして、上記とは逆に、重要事項でいち早く決断を迫るような緊急対応もあります。こちらも理由を説明する必要があります。
Due to hacker’s attack, our website is now heavily slow. So we need to take emergency action for moving back to normal. So is it ok to stop website 10 minutes and reboot server for applying new setting?
(ハッカーの攻撃により、我々のサイトが非常に重くなっています。平常時に戻すために緊急対応が必要です。新しい設定の適用のために、サイトを10分停止させ、サーバーを再起動してもよいですか?)
急ぎの事項を伝える場合に必要なのは、「何の理由で」「どのようなアクションが必要か」を明確に伝えることです。そして、「ただの伝達なのか」「承諾や指示が必要なのか」も明確にしましょう。
We released brand-new service yesterday. It reduces 25% of network maintenance cost. I hope to have a quick talk with you about how this service help your cost reduction. Are you available on Tuesday morning?
(昨日、全く新しいサービスをリリースしました。ネットワークのメンテナンスコストを25%下げるサービスです。貴社のコスト削減にどのように役に立つか少しお話できればと思います。火曜日の午前はお時間ありますか?)
必要なのは、「会う理由」「会うメリット」「日時」の説明となります。

ビジネス英語・電話も準備すれば怖がる必要はない

英語での電話、それも友人や知人ではなく、ビジネス英語での電話となると、「間違ってはいけない」「失敗してはいけない」というプレッシャーが強くなりがちなものです。

ここで大切なのは準備です。必要な確認事項、要望事項を紙に書き出しておくことで、単語やフレーズが出てこないという事態を防げますし、確認漏れ、要望漏れがでることもありません。

慣れるまでは、準備する手間を惜しまずに、「毎回」紙に書き出してから電話するようにしましょう。
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