海外出張に行く際に準備するべきこと

海外出張と聞くと非常に華やかな感じがして、憧れのビジネスマン、ビジネスウーマン像が浮かび上がりますね。しかし実際には海外出張はとても忙しく、大変なことの連続です。卒業旅行で海外に行くのとはわけが違いますので、きちんと準備をしていかないと向こうでの仕事に支障が出る可能性もあります。では、海外出張に行く際は、どのような準備をすれば良いのかについてご紹介します。

準備すべき持ち物

海外出張に必要な持ち物は以下の通りです。

必ず必要なもの

海外出張の際に必ず必要なものとしてパスポートや航空券があります。当たり前だと感じる方が多いかもしれませんが、特にこれは海外に行くのに慣れてきた方が油断から忘れてしまったりすることの多いものです。特にパスポートの期限には十分に注意しましょう。 また事前に両替して現地の通貨をある程度は持っておくべきでしょう。ちょっとした買い物や交通機関の利用、ホテルでのチップなどに使用します。もちろん、現地の空港や街で両替を行うことができますが、両替カウンターの人の手際が悪かったり、何か不測の事態が起きて両替する時間がなかったりすることを考えると、事前に日本で行ったほうが無難です。またクレジットカードも海外に行く時は大変便利ですので、持って行った方が良いでしょう。

衣類

仕事で海外に行くのですから、スーツを持っていかなければならないことがほとんどだと思います。スーツケースに入れておくとシワになりますので、できれば霧吹きなどを持って行って、ホテルについたらハンガーにかけて霧吹きを吹きかけておくと良いでしょう。さらに下着も必要な枚数持っていく必要があります。100均などで安い下着を必要な枚数買って、旅先で捨てて帰ってくることによって荷物を減らすようにしている旅慣れた人もいます。

仕事で使用するもの

仕事で使う書類やデータなどは決して忘れないように何度も確認しましょう。服や下着を忘れても現地で調達すれば良いですが、仕事で使うものはそういうわけにはいかないので、徹底してチェックしておくようにしましょう。

持っていくと便利なもの

最近はネットにつながっていないとなにかと不便な時代ですので、海外でも使えるトラベル用のポケットWi-Fiなどを短期レンタルで持っていくと便利です。それさえ持っていれば、日本でいつも使っているスマホもタブレットもノートPCもオンラインにつなげることができます。また国によって電圧が異なるので変圧器も必須です。

女性特有のもの

ビジネスウーマンとしてビシっとキメられるように、化粧道具などの準備をして現地に行くといいでしょう。

出張までにやるべきこと

持ち物の準備はもちろんですが、ほかにもやるべきことがあります。出張先での仕事をスムーズに行えるよう、いずれに関してもしっかり行っておきましょう。

英語の勉強

海外旅行では身振り手振りでだいたいのことを相手に伝えられれば問題ないですが、海外出張では現地で一緒に仕事をする外国人とコミュニケーションをとらなければいけないので、ある程度の英語力は必要です。英語に自信がないという方は、日本にいる間に少し英語の勉強をしたほうが良いです。 よく、空港やレストランで使う英語集などに目が行きがちですが、仕事で行くのですから仕事に関する英単語を覚えて、仕事の内容を相手に伝えられる程度の英語力は身につける必要があるでしょう。

現地情報の確認

日本から海外に行く際は治安の状況を確認しておくべきです。日本人だということで狙われるケースもありますし、テロやデモの影響で行ったところですぐに戻ってこなければいけないこともあります。 あらかじめ、出張先の国の治安レベルがどの程度なのか、どのような点に特に注意すべきなのか知っておく必要があります。さらに現地に着いてからの移動手段についてもきちんと確認しておきましょう。日本とはまったく違う移動手段が主流の場合もありますので、金額や場所など調べられることは事前に調べておきましょう。

宿泊先の手配

宿泊先を自分で手配するか、どのような宿泊施設に泊まれるかは企業によって異なります。自分で手配する際は、金額、住所、宿泊先の周辺環境、仕事先へのアクセス、インターネット環境などを確認して予約しましょう。 実際に現地に行ってみたら、ホテル周辺に買い物できるところがあまりなく、食事ができる場所も限られているという場合もあります。さらにちょっと治安に不安がある立地だったり、風俗系の誘いをガンガンかけられるようなところもありますので、予期せぬトラブルに巻き込まれないように十分注意する必要があります。

スケジュールの調整

日本の地元であれば、さまざまな不測の事態が生じてもなんだかんだとうまいこと対処できるものですが、言葉も満足に通じない海外だとそうはいきません。だからこそスケジュールはあらかじめしっかりと調整しておく必要があります。それでも予期せぬ事態が生じることがありますのが、そのような時は慌てずに対処するようにしましょう。

まとめ

海外出張はビジネスマンにとって緊張するものの楽しみな仕事のひとつだと思いますので、無事に仕事を果たして来られるように前もって準備をしておくのは大切なことです。また一口に海外出張と言っても、アジア圏なのか、欧米なのかなど行き先によって関係する事柄や気をつける事柄が全然違ってきますので、その国のことをきちんと調べて対策を練りましょう。