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英語で電話対応できますか?ビジネス電話をかけるときに知っておきたいフレーズ30選〈かける側〉編

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声のみでコミュニケーションするということは、簡単なことではありません。どんな状況でも冷静で落ち着いた会話をすることに努めたいものです。初めて電話をかける相手に「〜さんに繋いでほしい」と伝えるには?「打ち合わせについて確認したい」と用件を伝えるには?やっとできる英語の電話対応ではなく「英語の電話対応は任せて」と自信を持てるくらいの対応を目指しましょう。 今回はALUGOより、電話対応の英語表現「かける側」についてご紹介します。

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電話をかけるときのマナー

かける前の準備

電話をかける相手の情報を確認

電話をかける必要のある相手の電話番号・フルネームや役職など、相手側の情報に間違いのないよう、確認しておきます。

必ず用意しておくもの

カレンダー・ペン・メモ、その他に必要書類などがあれば用意しておきます。そして、相手が不在のために自分の連絡先を伝える場合もあります。そのために折り返して欲しい番号などをあらかじめ確認しておきます。

電話の用件を明確に

自分が電話をした内容、電話をした理由を明確にしておくことで聞き忘れや用件の間違いを防ぎます。

スムーズに電話が進まなくても臨機応変に対応を

電話は、相手スケジュールを把握していない状態でかけることがほとんどです。 「相手の不在」「電話環境の問題」など様々な理由で予定通りに電話を進めることができない場合があります。 そんな時でも、落ち着いて英語で対応をしていけることはビジネスシーンにおいて大切なことです。どんな時でもスマートに対応をすることであなた自身の信頼へと繋がります。臨機応変に対応ができるよう、受話器をとる前から心の準備をしておきましょう。

感謝の気持ちを表現することを忘れない

  • 相手が時間を割いて電話を受けてくれたこと
  • 自分に対して、快く対応をしてくれたこと
  • スケジューリングをしてくれたこと
  • 折り返しの電話をかけてきてくれたこと etc…
上記以外にも、感謝の心は忘れずに電話を終えるようにしましょう。 必ずしも電話で伝えなければいけないということではありません。次に会った際にお礼を述べることも大事です。これからも相手とより良い関係を築いていくために、感謝の気持ちを表現することは欠かせません。

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英語で電話をかけるときの必須表現30選

それでは、英語で電話をかける時の英語表現を順番に確認していきましょう。

自分の名前、会社名の紹介

相手に不信感を持たせないように、最初には必ず電話をかけている自分自身の名前、会社名を伝えます。よく電話をかける相手であれば、それだけで電話の相手へ繋ぎ対応もしてくれます。逆に初めて電話をかける相手であれば、あなたの伝えた情報から誰が対応するかなど判断ができます。
Hi/Hello. This is Yamada from ALUGO company.(もしもし、私はALUGO社の山田と申します。)
Good afternoon. This is Tanaka returning your call.(こんにちは。先ほどお電話を頂いた田中と申します。)※折り返しの電話をかけた場合。
※ My name is~.とは自己紹介しましせん。「This is ~.」というのが一般的です。
※ 最初の挨拶は、時間によって変えても構いません。「Good morning./Good afternoon./Good evening.」
※ 基本的には会社名まで名乗るのがマナーです。

電話したい相手を伝える

名前は正確に、名刺などを確認した上で尋ねましょう。 名前を間違えることは日本でも外国でも、とても失礼です。
May I speak with Alex please?(アレックスに電話を繋いで頂けますか?)
I’d like to speak to Ms. Smith, please.(スミスさんをお願いしたいのですが。)
I’m trying to contact Mr.Brown. (ブラウンさんとお話をさせて頂きたいのですが。)
電話できる窓口が一つの場合などは、部署名などを正確に伝えましょう。
I’m calling for Mr. Watson in the Human Resources Department.(人事部のワトソンさんと電話をしたいのですが。)
特定の人でない場合は、担当の人をお願いします。
Could you put me through to someone in charge of public relations, please?(どなたか広報担当の方に繋いでいただけますか?)
電話相手と親しい関係であれば、こういった言い方も大丈夫です。
Is Mrs. Kimura there?(木村さんいらっしゃいますか?)

電話の用件を伝える

用件は、簡潔に要点だけを伝えます。 電話の相手が質問をしてきたら、その都度答えます。その方が無駄な時間を作りません。 そして、用件を伝える場合は「I’m calling about ~.(〜について電話しています。)」「I’m calling to V ~.(Vするためにお電話をしました。)」の2通りの言い方が、主な表現方法です。
I’m calling about budget meeting next Tuesday(来週火曜日に行われる予算会議についてお電話をしたのですが。)
I’m calling to make an appointment with sales manager(営業部長とお会いする約束をさせて頂きたく、お電話致しました。)
また「to find out/confirm ~(〜を確認するために)」という表現も使います。
I’m just calling to find out where we have planning meeting next Friday.(来週金曜日の企画会議が、どちらで行われるかを確認するためお電話しました。)

相手不在のときの対応

かけ直す場合

基本的には、自分からかけ直すのがbetterです。
Okay, thanks. I’ll call back later.(わかりました、ありがとうございます。後ほど掛け直します。)
I’ll call you back a little later(また少し後でかけ直します。)
相手が外出中、会議中であれば、目安として帰る時間や終わる時間、相手の都合の良さそうな時間を聞いておきましょう。
Could you tell me when he/she will be back?(彼[彼女]はいつ戻られるかわかりますか?)
How long will he/she be?(どのくらい掛かりますか?)
When would be a good time to call him/her?(何時に電話をするのがよろしいですか?)
When would be convenient for calling him/her?(いつが彼[彼女]にとって都合が良いですか?)

伝言を残す場合

ただ、一方的な報告や電話をする相手が電話の内容を把握している場合などは、伝言を頼むことで効率良く仕事を進めることができます。
May I leave a message (for him/her)?(伝言をお願いしてもいいですか?)
Please tell him/her that the documents are ready.(書類の準備ができているとでけお伝えください。)
Could you tell him/her that I called please? (私から電話があったことを伝えていただけますか?)
※より丁寧にお願いする場合は「Would you mind ~ing」を使って Would you mindtelling him/her that I called?(もしよろしければ、私から電話があったことを彼[彼女]にお伝えいただけますか?)

折り返しの電話を依頼する場合

可能な限り、相手に迷惑をかけないように自分側からかけ直すことをお勧めします。ですが、場合によっては相手側の予定に合わせて折り返して頂いた方が良い時もあります。
Could you please ask him/her to call me back?(彼[彼女]に折り返しの電話をお願いして頂けますか?)
Please call me when he/she is available.(ご都合の良い時間に折り返しをお願いします。)

電話を切る前に言いたい英語

電話が終わった際には必ず、電話の為に時間を使ってくれたことに関してお礼を述べます。

感謝を伝える一言

Thank you for your time.(お時間をありがとうございました。)
Thank you for taking the time to speak with me today.(本日はお時間を割いていただき、ありがとうございました。)
It was good to talk to you.(お話できてよかったです。)
会う約束をした場合は、こういったセリフも言えます。
I’m looking forward to see you.(お会いできるのを楽しみにしています。)

切る間際の一言

「ありがとうございました」と感謝の言葉を述べたら、切る間際に一言英語です。
Have a nice day.(良い1日を。)
Goodbye.(失礼します。)
I’ll talk/speak to you soon.(またご連絡しますね。)

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どんどん英語で電話をかけましょう

いかがでしたか?丁寧な電話対応ができれば、ビジネスシーンにおいて相手との良い関係を築いていけるでしょう。皆さんが正確かつスムーズな電話対応が身につくまで恐れずに電話で英語することを楽しんでいきましょう。
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