<ビジネスミーティングの基礎知識>日本人が知っておくべき英語での会議マナー

ビジネスにおいてミーティングは欠かすことのできない重要なもの。情報共有、問題提起、意見交換、意思決定などの大切な場です。 ミーティングを成功させるためには、計画や準備、進行やその後のフォローアップなど、充分な対応が求められます。 今回はALUGOより、英語でのビジネスミーティングにおける知っておきたい知識やアドバイスをご紹介します。

英語でのビジネスミーティングの流れ

日本でもミーティングや会議はありますが、ミーティングの流れは各社それぞれのスタイルが確立されている場合がほとんどです。 英語で行われる海外でのビジネスミーティングには、基本的な型があります。

STEP1：導入　Introductions

• 司会進行役（ファシリテーター）と参加者の紹介
• 書記とタイムキーパー役の決定
• 基本ルールや議題の確認

STEP2：振り返り　Reviewing Past Business

今までの議事録を確認し、前回のミーティングから展開した内容があれば報告

STEP3：討議の開始　Beginning the Meeting

ミーティングの目的や議題を元にディスカッションやディベート

STEP4：討議の終了　Finishing the Meeting

• 討議のまとめ
• 結論
• 次回への提案と確認

STEP5：フォローアップ　Follow Up

書記が議事録を作成し、ミーティング参加者と欠席者、関係者全員に送付します。なるべく早めに、できればミーティング後24時間以内に送ることが望ましいです。 ミーティング開催の日時と場所、参加者や議題の概要と結論、その後のアクションプランなど、ポイントをおさえたわかりやすい議事録を作成しましょう。

英語でのビジネスミーティングを成功に導くための11のスキル

日本と海外では、ビジネスミーティングの進行や考え方など、あらゆる面で違いがあります。 言語の違いはもちろんのこと、文化や歴史の違いから生じる習慣や物事の考え方が大きく異なります。その違いから誤解を招かないよう、円滑にディスカッションを進めるための大切なスキルをご紹介します。

ミーティング開始前

準備をする　Be Prepared

ミーティングが成功するかどうかは、事前にどれだけしっかりと計画と準備がなされたかによって決まります。 ミーティングを行う目的をはっきりさせ、参加者を絞り、日程や場所を決め、議題を詰めていく。期待される成果を上げるためにも、しっかりと準備をしておきましょう。

明確な目的を持つ　Have a Clear Purpose

ミーティングの目的や期待される成果が明確になることで、参加者全員がミーティングの正確な意義を把握することができます。 ミーティングを行う目的が何かの意思決定なのか、進捗状況の報告なのか、問題解決なのか、またミーティングから得られる成果は何か、1〜2文で簡潔に文章化し、それをミーティング参加者が共有することが大切です。

議題を決める　Have an Agenda

ミーティングの目的を明確にしたら、目的に即した議題のリストアップが必要です。 またリストは、参加者全員に自演に通知しておきましょう。参加者それぞれが、議題に合わせて準備することが可能です。

ミーティングの開始

時間を守る　Be on Time

参加者全員が時間を厳守し、定刻通りにミーティングを開始、また予定通りに終了することは効率的なミーティングにとても重要です。 遅刻した人を待つ必要はありません。限られた時間を有効に使えるようにしましょう。

力強く握手をする　Shake Hands Confidently

初対面の人と会ったとき、握手は重要な役割を果たします。力強く相手の手を握ることが自信を表し、信頼関係を築く上でとても大切です。 日本では「謙虚」であることが美徳とされますが、国際社会では「自信」のある行動をとることで相手からの信頼を得ることができます。

ミーティング中

参加者全員が貢献する　Everyone Should Contribute

ミーティングでは、参加者それぞれが大切な役割を担います。 日本では義務的に参加させられたミーティングでは、発表者の話を聞かずにこっそり内職をしている・・・ということも珍しくありませんが、これはマナー違反。一人一人が当事者意識を持ち、積極的な議論に参加することが求められます。

自ら発言する　Feedback

ミーティングとは、一人が話して全員が聞くというプレゼンテーション型ではなく、聞き手も積極的に発言を繰り返し、インタラクティブに進むべきものです。 そのため、意見や考えなどは発言の機会を伺うのではなく、積極的に伝えて参加者全員に有用なフィードバックを行いましょう。 積極的に発言する外向型タイプや指名されないと発言しない内向型タイプ、また情報を精査してから発言する慎重型タイプなど、さまざまな参加者でミーティングが成り立っています。そのため司会進行役は全員が討議に関わることができるよう、全員に発言を促し建設的な意見を引き出す能力が求められます。

遠慮なく質問する　Ask Questions

気になった疑問はその場でどんどん遠慮なく質問しましょう。質問することで、ミーティングへの貢献度や興味深く聞いていることを示すことができます。 また、自ら質問するとミーティングの場をコントロールすることができます、特に英語力に自信がない方は、積極的に質問をすると、相手が話している間に自分の意見や考えをまとめる時間を確保することができ、一石二鳥です。

結論を先に述べる　Conclusion Comes First

日本人は起承転結のスピーチがわかりやすくまとめっているとみなされますが、欧米人にはじれったく感じられます。 最初に結論を述べ、その後に根拠、最後にそれを支える証拠と理由を述べるのが英語らしい構成と言えます。 CREC（=Conclusion, Reason, Evidence, Conclusion）の順番で話すことを意識しましょう。

アイコンタクトを忘れずに　Keep Eye Contact

アイコンタクトを忘れずに、常に相手の目を見て討議に参加することが大切です。 日本人が思わずやりがちな以下の点には特に気を付けましょう。

• 発言するとき、参加者と目を合わせずメモを棒読みする
• 相手の話を聞いているとき、うつむいて資料を見たりメモをとったり、腕組みをして目をつぶっている

ミーティングの終了

感謝を述べる　Thank the Other Attendees

ミーティングの参加者全員に、有意義な時間を過ごせたことへのお礼を伝えましょう。

まとめ

ビジネスミーティングに参加前の心構えについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？ 日本と海外ではミーティングの流れやマナーにも違いがあります。事前に最低限のビジネスマナーを身につけて、有意義なビジネスミーティングにしましょう。