英語で電話会議をする時の5つのポイント！
TOEICで900点以上を取得していても、英語での電話会議を苦手に感じる方もいらっしゃいます。
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- ・相手の口元が見えない
- ・電話なので音質が悪い場合がある
- ・身振り手振りが使えない ***********************************
そして、電話会議で人数が1対1でなくなった場合、それも「自分以外がネイティブの英語を話す」環境になった場合は、難易度がより上がります。ネイティブ同士のスピードについていく必要があります。
今回は複数人と電話会議をする上で、ポイントとなる5つをお話していきます。
目次
複数人での英語電話会議のポイント＜初級編＞
画面上に顔が映らないことで、より聞き取りづらいかもしれません。そこで電話の相手に最初に一言伝えておくだけで解決する対策法をお伝えします。その1.自分が英語が得意でないことを、事前に伝える
あらかじめ、このように伝えておくと効果的です。下記を参考にしてみて下さい。
“Hello everyone, I am not good at listening of conference call so please speak clearly and slowly as much as you can. Thank you.”
「みなさんこんにちは。私は電話会議でのリスニングがあまり得意ではありませんので、できるだけはっきり、ゆっくり話してください。」
「みなさんこんにちは。私は電話会議でのリスニングがあまり得意ではありませんので、できるだけはっきり、ゆっくり話してください。」
“Hi all, maybe I am the only non-native English speaker on the call so I may confirm again and again. Thank you very much for your understanding!”
「みなさんこんにちは、私はこの会議で唯一のノンネイティブなので、何度も聞き返すと思いますが、ご理解のほどよろしくお願いします！」
「みなさんこんにちは、私はこの会議で唯一のノンネイティブなので、何度も聞き返すと思いますが、ご理解のほどよろしくお願いします！」
その2.会議資料を画面共有してもらう
現在、ほとんどの電話会議はSkypeや、有料会議ツールを使うことが一般的です。こうしたツールでは、パソコンの画面を会議参加者全員で共有することができるので、電話会議において画面共有されるかどうかを確認し、もし共有されないのであれば、共有してもらうよう、依頼しておきましょう。 画面が共有されると、今どの資料の話をしているかが明確になり、耳だけでなく目から得られる情報も入るため、理解度が深まります。英語で以下のように確認・依頼しておきましょう。
“Hi 〇〇, I belive you are the today’s presentor so please share your slides with attendees via Skype. Sharing slides helps my understanding. Thank you.”
「こんにちは〇〇さん、あなたが今日のプレゼンターだと思います。SKYPEで出席者に今日のプレゼンを共有してください。スライドがあると私の理解が深まります。ありがとうございます」
「こんにちは〇〇さん、あなたが今日のプレゼンターだと思います。SKYPEで出席者に今日のプレゼンを共有してください。スライドがあると私の理解が深まります。ありがとうございます」
複数人での英語電話会議のポイント＜中級編＞
中級編は会議中にできる対策です。上記でも述べたように、最近では電話会議ツールの使用も一般的になってきました。そのツールの機能を使った対策などもご紹介します。その3.思い切って聞き返す
会議中、分からないポイントがあった場合、すぐに聞き返しても大丈夫そうであれば、「今のところ分からなかったので、もう一度言ってください」などと聞き返すのも効果的です。「会議の最後で聞き返そう」と思っても、ついつい忘れてしまったり、聞き返すチャンスを逃してしまったり、または話が進んでしまって今更聞きなおしにくい、などということもよくあります。会議の時間が足りなくなってしまった場合は、質疑応答の時間を取れないこともあります。よって、不明点はできるだけ即座に聞き返すのが効果的です。英語で下記のように聞き返すのがよいでしょう。
“Hi 〇〇, could you say it again?”
「〇〇、もう一度いってもらえますか？」
「〇〇、もう一度いってもらえますか？」
“Hi 〇〇, sorry I missed your point.”
「〇〇、ごめんなさい、要点が分かりませんでした」
「〇〇、ごめんなさい、要点が分かりませんでした」
その4.チャット機能を活用する
Skypeなどの電話会議システムは、参加者の音声と、共有されている画面が表示されるだけでなく、会議参加中の他のメンバーにメッセージを送ることができます。このメッセージ機能が大変使えます。電話会議中に、聞き逃した点だったり、聞いたが良く理解できなかった点があるが、会議の全体の流れを止めてしまうので、なかなか聞き返せない、といったことはよくあります。こうした時に、同じ会議の別な参加者に「今のところ、何を言っていたんだっけ」とメッセージで助けを求めるのです。英語で下記のように聞くとよいでしょう。
“Hi 〇〇, I missed last presentation, page 15. What did 〇〇 say?”
「〇〇、15ページ目のプレゼンを聞き逃してしまいました。〇〇は何といっていましたか？」
「〇〇、15ページ目のプレゼンを聞き逃してしまいました。〇〇は何といっていましたか？」
その5.録画・録音する
電話会議システムは、基本自動で録画されていて、後から動画として見られるようになっているものもあれば、原則録画されていないため、自分で録画しなければならないものもあります。英語での電話会議に慣れるまで、おすすめなのは「念のため、全ての電話会議を録画する」という方法です。念のため、パソコンやスマホに保存しておいてもよいですし、不要であれば、会議後に削除してしまっても問題ないでしょう。反対に理解できない点が多い会議だった場合は、聞き取れなかった点を中心に聞き返しましょう。「会議のどこの部分が聞き取れなかったか」を忘れてしまうと、一から全部聞きなおすことになり、大変時間がかかってしまいます。よって、会議中に不明点があった場合などは「会議開始から何分ごろに、こうした不明点があった」という時間と不明点についてメモしておくと、後から振り返りやすいので効果的です。
恥ずかしがらず、どんどん助けを求めよう
複数人が参加している英語の電話会議は、どうしても英語が得意な人同士で、話がどんどん進んでいく傾向があります。放っておくと、自分は取り残されていくのではないかという「恐怖」を感じるかもしれません。 大切なのは、「自分が英語があまり得意ではない参加者なので、手加減してください」と事前に言っておき、会議中分からないことがあったら積極的に質問したり、他の人に助けを求めることです。「会議の流れをいったん止める」ことに罪悪感を感じる必要はありません。多くの人に協力してもらい。理解度を高めましょう。
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