ALUGO BLOG

言いたいことが伝わる!英語ビジネスメールの書き方や便利なフレーズ、よく発生するトラブルについてご紹介

Pocket

shutterstock_400255669 日本人同士であってもコミュニケーションがうまくいかないことは多々起こります。それが言語の違う人同士であれば尚更、言い回しには十分気を遣わなければいけません。今回は海外の人にビジネスメールを送る際に気をつけたい書き方や便利なフレーズ、またよく発生するトラブルについてご紹介したいと思います。

件名:要件を簡潔に書く!

件名は意外と軽視されがちですが、重要なポイントの一つです。件名はメールを読まれるか読まれないかの分水嶺となります。メール本文を書いたあとに「メールの趣旨を簡潔に言い表している的確な言葉」を選ぶことが重要です。これについては下記に例を挙げますので、後ほど述べたいと思います。

本文:自分が相手に何をして欲しいかが明示できているか?

例えば海外から送られてきた商品に傷があったとします。例として車のおもちゃとしましょう。その商品に傷があったので当然返品か返金、または交換してもらおうと連絡をするところです。

不十分な内容のメール

“Mr./Ms. ◯◯、

Hello, I’m XXXX.
I have received the product that I ordered. However, I found some damage on the product.
I’d like a replacement or a refund.”

「◯◯さん、
こんにちは、私はXXXXです。注文していたものが届いたのですが少しキズがありました。
これを取り替えるか払い戻しをして欲しいです。」
一見良さそうなメールの文ですが、キズがどこに・どのようについているのかという説明がありません。相手が気を遣って訊いてくれる場合も有りますが、最初の一報で必要な情報を相手に与えて書く方が相手も状況を理解しやすくなります。

5W1Hを意識した書き方

これを自分で解決できるポイントとして、誰もが学校でも習ったであろう5W1Hを意識するとうまくいきます。つまり、When(いつ) Where(どこで) Who(誰が) What(何を) Why(なぜ) How (どのように) といった情報が盛り込まれているかに気をつけて書くと相手に伝わりやすくなります。メールを送信する前にチェックポイントとして気をつけてみるのも良いですね。

<<訂正文>>
“Dear Mr./Ms. ◯◯,

Hello, I’m XXXX.
On 1st July, I ordered your product # ge482-1, your reference # 43512.
I received the product today, and I found some damage on it. The toy car has four tires, but one of the tires seems to be broken. I would like to request a full refund or a replacement. Attached is a picture of the damage so please have a look.
Could you replace the product or refund it?”

「◯◯さん、
こんにちは、私はXXXXと申します。

私は7月1日に商品番号ge482-1の商品を注文しました。照会番号は43512です。
商品を本日受け取りましたが、傷を発見しました。おもちゃには4つのタイヤがありますが、そのうちの1つが壊れているようです。
添付したものは損傷の写真ですのでご覧ください。」
ここで便利な表現として使えるのが「お願い」を表す言い方です。どちらも丁寧な言い方で、ビジネス英語には頻出の表現です。
I would like you to〜「あなたに〜して頂きたいです。」
Could you〜? / Would you〜? 「〜して頂けませんか?」
そして、自分の意思を表す言い方として、I would like to 〜「私は〜したいです」もよく使います。
(I want 〜でも通じますが、ビジネス英語で使うにはやや稚拙な印象を与えてしまいます。)
上記で述べた5W1Hに当てはめて考えてみると、メールの内容は下記のように言い表すことができます。

When(いつ)今日/ Today
Who(誰が) 私が/ I
How (どのように) 見つけた/ found
この文をつなげてみると、詳細に書いたメールの文章が、非常にシンプルでわかりやすい文ができあがります。

私が注文した車のおもちゃを今日受領したが、ダメージを見つけた。

相手が自分に何をして欲しいかをしっかり把握できているか?

相手からのメールの内容をしっかり把握することも必要です。
これを理解していないと、後から自分の勘違いで損害を受けることになったり、変な方向に話が飛んだりすることになる原因になります。その結果、余計なやりとりをしなければいけなくなり、無駄な時間を使うことになります。

例として、上記に述べた車のおもちゃのキズに対する送り主側からの返信メールを挙げてみたいと思います。
◯◯,

Good day to you.
We confirmed the damage on the picture you sent us. We regard that the damage was caused by the shipping process.
We’ll ask the shipping agent to solve the problem and give you feedback as soon as possible.
Best regards,
XXXX”

「◯◯さん、
こんにちは。キズの写真を確認いたしました。私たちはキズが配送の段階でついたものと認識しております。
問題解決のために配送業者代理店に尋ねてみて、できるだけ早くフィードバックいたします。

XXXX」
相手のメールの返信がこれだけで終わっています。肝心の交換・返金については何も触れてくれていません。相手もこちらの言ったことを把握していないことがあります。その時は改めてこちらから催促の連絡を入れないと、話が流れてしまったりすることが頻繁に起こります。以下は上記の返信に対する再度の要求メールです。
Hello ◯◯,
Thank you for your reply.
Have you figured out what was the cause of the damage?
I wrote to you about my request in the previous email. However, you didn’t mention my request.
I would like a replacement or a refund. Could you let me know options?
I’m looking forward to your reply.”

「こんにちは ◯◯さん、
返信ありがとうございました。
原因は何か判明しましたか?私は前回のメールでこちらのリクエストを書きました。しかし、私の要求については述べられていませんでした。
商品を取り替えるか返金をしていただきたいのですが、処理の方法を教えていただけませんか?
返信をお待ちしております。」
相手が言っていた代理店に尋ねるということの進捗も尋ねつつ、再度自分がお願いしたいことを述べます。
後半のHowever,以降の部分については以下のような表現もよいでしょう。
“Also, there was no reply to my request on a refund or a replacement. Could you let me know options?”

「また、私の返金か交換の要求に対してお返事が無いようです。選択肢をお知らせいただけませんか。」
そしてまた相手からのメールです。
“Oh, I’m sorry, I forgot to reply your request.
I called the shipping agent few days ago and they told me that the damage was caused by the shipping process.
This time we would like to offer a refund. Could you please let us know your available bank account number?

Best regards,
XXXX”

「ごめんなさい、あなたの要求に返答するのを忘れていました。数日前に配送業者に電話をして、ダメージが配送の段階で起こったと言っていました。
今回は払い戻しの処理をお願いしたいと思います。有効な銀行の口座番号を教えていただけますか?

宜しくお願い致します。
XXXX」
ここでやっと相手から必要な返答が引き出せました。意思疎通の行き違いは往々にしてありますので、臨機応変に対応していくことが肝心です。時には、相手が英語をあまり得意ではなく、平易な英語でしか通じないこともありますので、その際はよりわかりやすく、簡単な英単語を用いるなどの工夫も大切です。 特に強調したいことは太字にするとか、下線を引くこともわかりやすく相手に伝える工夫の一つです。

最後に:件名

さて、件名についてですが、メール本文と整合性のあるタイトルをつける必要があります。
例えば、最初に送り主に対してダメージの連絡をするときは、以下のような件名が相手にとってわかりやすいです。
例1. [Damage Report] Product # ge482-1, Ref #43512
 (訳)ダメージレポート:商品番号 ge482-1, 照会番号 #43512
例2. [Inquiry] ge482-1, Ref #43512
 (訳)問合わせ: 商品番号 ge482-1, 照会番号 #43512
上記に挙げたような件名が一番相手に伝わりやすく、また大量のメールを自分でも捌いている場合、後からメールの検索をかけたときに追跡がしやすいです。
また余談ですが、同じような問題が起こる際は件名が似通ったものになってしまい、検索をかけたときにいつ発生したものなのかわからなくなることがたまにあります。
そのような場合は起こった日付を件名に入れると、該当のメールを探している際にいつ発生した問題かメールを漁る必要はありません。

いかがでしたか?仕事内容はあまた違えど、海外の方とやりとりをするときに気をつけなければいけないことは似通っている部分も多いものです。
今回の例で出てくる表現はよく使われるので、覚えておいて損はありません。実践の場でどんどん使ってみてください。
この記事をシェアする:
個別相談会