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英語の電話会議でよく使うフレーズや気を付けるべきポイントのご紹介

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海外の人と電話で会議が行われると聞くと、慣れていない人にとっては憂鬱なイベントと言っていいでしょう。上司や英語が得意な人が音頭を取って行うのであれば気が楽でしょうが、自分で行うとなるとちゃんとできるかどうか不安で冷や汗が出てくるというものです。今回は電話会議でよく使うフレーズや気をつけたいことについて、会議の冒頭/最中/最後に使う言い回しの3つにまとめましたので、ご参考にどうぞ。

電話の冒頭でよく使う言い回し

Hello, this is ◯◯ speaking. Can you hear me? (もしもし、私は◯◯です。聞こえますか?)
出だしでよく使うのはこのフレーズです。普段の電話と同じように自分の名を名乗ったうえで相手に自分の声が届いているか確認します。簡単ですね。
Thank you for joining this meeting today. (今日は会議に参加いただきありがとうございます)
これは会議の冒頭でも使いますが、締めの言葉としても使えます。相手が時間を割いてくれたことに対して感謝の意を表すのに最適の言葉です。
We have ◯◯, and my boss, ◯◯, and my assistant, ◯◯ participating in this meeting. (今日の会議には私◯◯と、上司の◯◯、アシスタントの◯◯が参加しています)
参加者として誰がいるのか最初に話しておくのも良いでしょう。電話会議を開く前はメールでのやり取りをしていることがほとんどだと思いますので、メールに入っている人物が参加していると相手も話しがしやすいと思うでしょう。
Is everyone there? Shall we start the meeting now? (みなさんお揃いですか?今から会議を始めましょうか?)
相手方の会議メンバーも揃っているか話を振ります。参加予定だったけれども、都合により来れない方や少し遅れるという方もいると思うので、相手の反応を待ちましょう。
Let’s get started. (それでは始めましょう)
会議の始まりによく用います。
First, let me go over today’s agenda. The agenda is~ (最初に今日の議題を確認させてください。今日の議題は〜です)
会議の冒頭で必ず覚えておきたいフレーズです。 最初に議題を確認することでこれからどういったことについて話し合うのか、また議題に対してどういうアプローチをするのかについても併せて簡単に確認するとなお良いです。

電話会議の最中によく使う言い回し

I’d like to talk[ask] about ~ (〜について話[質問]したいのですが)
これも電話会議では頻出の言い回しです。about~の後には動名詞か名詞が入ります。 例えば、納期について尋ねたいのであればI’d like to talk about a[the] delivery deadline. 支払いについて尋ねたいのであればI’d like to ask about a[the] payment. という風に、率直に聞きたいことを最初に示すことによってこれから話すことの要件がわかり、相手にもスムーズに伝わります。
Let me confirm my understanding. (私の理解を確認させてください)
これもよく使う言い回しです。自分ではこういう認識だけれども、もしかしたら相手の認識が違っているのでは?というような時に用います。また、似たような言い回しでLet me reconfirm~もよく使います。これは「〜について再確認させてください」で、話しの途中でもう一度念押しして確認したい時などに用います。
Sorry, could you repeat that for me? (すみません、今言ったことをもう一度仰っていただけますか?)
会議中に相手の声が聞き取れなかったときや、相手の言ったことがわからないときに使います。学校ではPardon?で習ったのでこちらを使う方もいらっしゃいますが、ネイティブの方はあまり使いません。もし言うならI beg your pardon?として使ったほうがビジネスの場では適切でしょう。
I don’t understand what you just said. Do you mean that S V~? (あなたが今言ったことの意味がわかりませんでした。〜ということですか?)
相手の言っていることは聞き取れるけれども、自分が内容を理解していないときに用いる言い回しです。わからないということを示した上で、自分が解釈していることを述べることで、相手もどの点がわかっていないのか示すことができます。
I’m sorry to interrupt you. Could you please repeat that for me? I couldn’t catch what you said. (話を遮って申しわけありませんが、もう一度繰り返してもらえますか?あなたの言ったことが聞き取れませんでした)
リスニングに自信のない方は覚えておきたいフレーズです。相手の話すスピードが早すぎてついていけない時や理解が追いついていない時に使います。ただし、あまりにも使いすぎてしまうと会議の進行に支障が出ますので、頻繁に使うよりは英語の得意な方が周りにいたら通訳を任せるのが賢明かと思います。
In short, do you mean that [are you saying that]~? (要するに、〜という意味ですか?)
相手の説明が長い際に内容の確認の意味も込めて要約すると、会議において進行上双方の理解を得ることができるので覚えておきたいフレーズです。
Could you speak a little louder?/ slowly? (もう少し大きな声で話していただけますか?/ゆっくり話していただけますか?)
相手の言っていることが聞き取りづらかったり理解しづらかったりするときに用います。電話では声がくぐもって聞こえるため、いくら電話会議に慣れている人であっても、聞き取れないことは多々あります。聞こえづらいときは以下のフレーズを用いましょう。
Could you come closer to the phone (mic)? (電話機(マイク)に近づいてもらえますか?)
I’m afraid that [but]~ (残念ながら〜です/申し訳ありませんが〜)
相手の提案に対して断る際などにクッション言葉としてよく用いる言い回しです。相手の期待に添えない時なども用います。
I’m sorry for your trouble. (ご迷惑をおかけして申し訳ありません)
日本人はつい些細なことでも謝ってしまいがちですが、基本的にこちらのミスでないこと以外では謝らないようにしましょう。謝ったことで自分の非を認めることになるためです。ただ、明らかにこちらのミスであり、相手に迷惑をかけてしまうときには素直に謝りましょう。
We appreciate~ ((〜について)ありがとうございます(感謝しています)。)
Thank you for~もよく用いますが、上記のフレーズを使うとよりフォーマルで印象も良いです。

電話の最後によく使う言い回し

Are there any questions or concerns before we end this meeting? (会議を終える前に質問やコメントはありますか?)
会議を終える前に必ず覚えておきたいフレーズです。
I think that’s all for today. (今日はここまでです)
会議の締めに言うフレーズです。あとはThank you, bye.と言って電話を切ればOKです。

まとめ

いかがでしたか?上記で挙げたフレーズは電話会議で用いる頻出表現です。話し相手によって言い回しの違いについて多少のバリエーションはありますが、基本的に話すことはそれほど変わらないと思われます。上記に挙げた頻出表現のまとめとして
  • 会議の出席者の確認
  • 会議の議題確認
  • 議題に対する対策・解決策の提案
  • 質疑応答
  • 会議の終了
 という流れになります。日本の会議でもほぼ同様の流れかと思いますので、基本を押さえれば英語の会議であっても難しくないかと思います。とは言っても、やはりネイティブや帰国子女の方でもない限り、英語での会議は誰にとっても難しいものです。場数を踏んでいくうちに次に相手はどのようなことについて話すのか?ということもわかってくるので、最終的には慣れの問題だと思います。最初から「自分はダメだ…」と諦めるのではなく、「今日はいい提案ができた!」「今日はこれが聞き取れた!」という風に、小さなものでも良いので成功体験を生かし次へのモチベーションとしましょう。実は、英語学習にはこのような積み重ねが上達への近道です。また、肝心なのは、相手に伝わるように大きな声ではっきりと話すことです。シンプルですが、地道に行うことが大切です。以上、電話会議でよく用いる言い回しのご紹介でした。
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