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【保存版】シチュエーション別/相手別に使えるビジネス英語メール例文32個のご紹介

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Composite image of laptop and mouse put on a desk with letter icons

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ビジネスではコミュニケーションの手段としてメールのやり取りが多く行われます。 しかし日本のビジネスメールとは、英語圏でのビジネスメールは勝手が少し違います。あなたはどれだけふさわしいビジネスメールを書けますか。送る相手やシチュエーションによって、ふさわしい文章の形や単語が存在します。 今回は送る相手・シチュエーションごとに使える例文を紹介します。 紹介した例文を応用して自然なビジネス英語を使う習慣をつけていきましょう。

メールの件名の書き方

シンプルなものが好まれます。相手によって丁寧さを変える必要はありません。Enquiry(問い合わせ)やUrgent(緊急)といった単語は相手にメールの内容をわかりやすく伝えることができるのでよく使われます。
Schedule confirmation for 〜
〜のスケジュールの確認
Enquiry for 〜
〜の問い合わせ
Urgent Request related to〜
〜に関しての緊急のお願い

メールの文章の一番上に書くのはあて先

ご存知だとは思いますが、日本語のメールと同様にメールの一番上には宛先を書きます。とはいえ、日本語のメールのように所属を書くことはありません。しかし、相手によってあて先の前に書く単語を変える必要があります。 会ったことのない相手、あまり会う機会のない上司には丁寧にDearまたはToを使います。
Dear Mr. Big,
To Ms. Stock,
同じくらいの階級の相手、社内向けまたは何回か会ったことのある相手には少しカジュアルなHiを使います。
Hi John,
日本だとHiはとてもカジュアルなイメージかもしれませんが、日本語でいう「こんにちは」くらいのカジュアルさです。

メールの本文に使える例文:自己紹介が必要な場合

一度も会ったことがない相手にメールを出す場合には日本語のメールと同様に自己紹介が必要です。あて先に続けて書きましょう。社外あてのメールでは会社名を、社内あてのメールでは部署名を紹介するとスムーズです。
I am Jiro Suzuki who is working for 〜
〜で働いている鈴木次郎と申します。
forをunderにかえれば部署名での自己紹介ができます。

いきなり本題に入ります

日本のメールのような前置きは必要ありません。いきなり本題に入りましょう。 明確な目的がある場合はThe purposeから文章を始めると展開がスムーズになります。
The purpose of this e-mail is to ask for your availablitliy next week to set a meeting to discuss about 〜
〜に関するミーティングをセッティングしたいので来週の都合をおうかがいします。
The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
現行の製品について質問をしたいのでメールをしました。

緊急な依頼をしたい場合

ビジネスでは緊急な依頼をすることが多いので、short noticeやurgentなどの直前や緊急という単語を覚えておくと便利です。
Sorry for the short notice, but it is highly appreciated if you can 〜 .
直前のお願いで申し訳ありませんが、〜をして頂けると大変助かります。
I need to ask an urgent favor of you. Would you mind sending me the documents by tomorrow?
緊急なお願いがございます。明日までにあの資料を私に送っていただけますか?
依頼をするときにPlease+動詞のみの文章は使うのはやめましょう。ビジネス向けの丁寧な言い方ではありません。Would you〜や Could you〜などといった遠回しな表現を使いましょう。ASAP(as soon as possible)はビジネスのメールでもよく使う略語です。
×NG
Please contact me as soon as possible.
〇OK
Would you please contact me ASAP(as soon as possible).

出来るだけ早く私に連絡をください。
〇OK
Could you let me know if you can come to the meeting.

ミーティングに参加が可能か教えていただけますか。

良いニュースを伝えたい場合

上司から部下または同じチームメンバーに良いニュースを伝えたい場合はhappy to〜を使います。社外へのメールや上司へのメールでより丁寧な文章にする必要がある場合はplease to〜を使います。
We are happy to inform you that~
〜をお知らせできて嬉しいです
We are pleased to inform you that we will accept your offer.
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。

悪いニュースを伝えたい場合

上司から部下または同じチームメンバーに悪いニュースを伝えたい場合はsorry to〜を使います。社外へのメールや上司へのメールなどより丁寧な文章にする必要がある場合はregret to〜を使います。unfortunatelyはどちらの場合でも使えます。
We are sorry to inform you that~
残念なお知らせがあります。
Unfortunately, there has been a change of plans.
残念ですが、予定が変更されました。
I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
申し訳ございませんが、以下の注文をキャンセルしたくお願いします。

資料やメールを送ったことを知らせる

メールで資料を送るシチュエーションが多いと思います。資料やメールの確認漏れを防ぐためにもお知らせをする方が良いでしょう。 日本人だと当たり前に確認をしていることでも、他の国では当たり前でないこともありますので、お知らせをするとよりビジネスがスムーズに運べます。 添付するはattach、添付ファイルはattached fileです。覚えておくと便利です。e-mailを動詞としても使えメールを送るという意味になります。
I sent the documents you requested this morning.
今朝、ご要望の資料を送りました。
I have already e-mailed you the information you requested.
ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。
Could you please find attached as presentation slides for tomorrow meeting.
明日のプレゼンテーションのスライドを添付いたしましたのでご確認お願いします。

依頼した資料を受け取ってないことを知らせる場合

日本だと資料の送付忘れというミスはあまり起こりませんが、他の国だとよくメールの確認漏れや送付漏れが起きます。大事な資料の場合はこまめに連絡をとることが望ましいでしょう。時制を間違えると混乱を招く元になります。頼んだものを頼んだ時点からずっと受け取っていない場合には現在完了形を使いましょう。
I still have not received ~ yet.
~をまだ受け取っていません。
I still have not received information related your product yet.
製品に関しての情報をまだ受け取っていません。

返事を待っていることを知らせる場合

先ほどもお話ししたように、メールの確認漏れを防ぐためにも、メールの返事がこない場合は返事の催促を行いましょう。
I have yet to receive your reply about your availability.
あなたのご都合についての返信をまだ受け取っていません。
Could you please send us your responsereply by 10:00 on 10th.
10日の10時までに返事をいただけますでしょうか。
Would you please reply ASAP .(as soon as possible)
なるべく早く返事をください。

お礼を言う場合

社内ではthank、社外へのメールや上司へのメールなどより丁寧にする必要がある場合はappriciateを使います。
Thank you so much for your reply.
返信ありがとうございます。
Thank you so much for providing the agenda.
会議アジェンダの策定をありがとうございました。
I appreciate you arranging the schedule.
スケジュールを調整して頂きありがとうございました。

よく最後に使われる一言

ビジネス英語のメールでは最後に更に情報が欲しい場合は連絡してくださいと付け加えることが多いようです。例文を覚えておくと便利でしょう。
If you need further information, do not hesitate to contact 〜.
更に情報が欲しい場合は遠慮なく連絡してください
Would you ask me any questions you have about the product.
商品についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。

結びの言葉

日本語のメールではあまり馴染みがありませんが、メールの差出人名の前に挨拶の単語を入れます。ビジネスではBest regardsをよく使います。hanksは直属の上司や同じチーム内など少しカジュアルな場面で使います。
Best regards,
Taro Suzuki
Thanks,
Taro Suzuki

終わりに

いかがでしょうか。日本語のメールと異なる部分も多いため、慣れるまでには時間がかかるかもしれませんが、例文を上手く利用してください。メールを駆使してスムーズなビジネス展開をしていきましょう。
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