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すぐに使える!英語ビジネスメール【件名】の書き方 テンプレート10選

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business-mail コミュニケーションの手段として、対面ではなくメールでのやり取りが多い現代。 英語で正しいビジネスメールを書くことは、もはやグローバルで活躍するビジネスパーソンとして当たり前のこと。 伝えたいことを英語で正しく伝えられることはもちろん、ビジネスパートナーとしてWin-Winの関係が築けたらベストですよね。
今回はALUGOより、シチュエーションに応じた正しい件名で相手の関心と興味を惹くことができるよう、ビジネスで使える正しい英語メールの書き方【件名】のテンプレートを10選をご紹介します。

ビジネスメールの「件名」3つのマナー

ビジネスメールを送るとき、一番大切なのがタイトルです。メール本文の内容を、簡潔に一行で伝えられるかが鍵となります。
タイトルを読んで重要だと判断されれば「今すぐ読むべき」と思われますし、不明瞭な内容であれば「後で読もう」と優先度が下げられてしまうことも。さらに悪い場合はスパムメールと判断され「読まない」とゴミ箱行きになってしまう可能性もあります。
タイトルはその付け方一つで、本文にある依頼や交渉の命運すら左右する、大切なもの。ここでは英語ビジネスメールの件名を設定する上で、守られなければならない3つのポイントをご紹介します。
startups.co.uk

startups.co.uk

ポイント1:単語の最初のアルファベットは大文字に

普通の英文の場合、最初のアルファベットのみが大文字となりますが、メールタイトルの場合は、各単語の最初のアルファベットを大文字にするのがマナー。

例)Phone Call Request

ところが、例外もあります。 以下に紹介する3つの品詞は、件名だとしても最初のアルファベットは小文字となります。

1:接続詞

and, as, but, for, if, or, so, without、など。

2:冠詞

a, an, theの3つ。

3:前置詞

about, as, at, by, from, in, of, on, to, up、など。

ポイント2:初めてメールを送信する相手には差出人の名前を添える

初めてメールを送る相手には、スパムメールでないことをクリアにするため、また件名に具体性を持たせるために、自分の会社名や名前を入力するのがマナーです。 日本語のビジネスメールの場合と同じですね。

例)Notification of the Relocation – Ayumi Saeki Sales Manager
訳)移転のお知らせ – 営業担当 サエキ アユミ

ポイント3:ビジネスメールの件名を付けるときに避けるべき3つのこと

英語ビジネスメールのタイトルを付けるときに、以下に紹介する英単語や英文は避けるようにしましょう。

スパムメールと間違えられやすい件名

以下に紹介している英単語は、スパムメールや広告などによく使われている英単語です。 スパムメールや広告と間違われないよう、なるべく使わないようにしましょう。
  • free
  • special
  • help
  • percent off
  • メール本文の内容がわかりにくい件名

    ビジネスメールのタイトルとは、メール本文の内容を一行で伝えているものです。 メールを開封しなくても、どんな内容かある程度予測できるようなタイトルを付けることが大切。なるべく具体性のあるタイトルにしましょう。
  • Appointment
  • Mr. Smith
  • Change
  • メール本文と重複している件名

    タイトルに入る文字数は限られています。 そのため、以下のようなメール本文に書いてある内容と重複する文章は避けましょう。
  • Are You Available on April 16th?
  • Hello, This Is about the Invoice.
  • www.uspsoig.gov

    www.uspsoig.gov

    シチュエーション別 件名の英語例文テンプレート10選

    それではここから、英語ビジネスメールのタイトルのためのテンプレートを、シチュエーションに応じて10選ご紹介します。
    コピペして今すぐ使えます!◯◯の部分はご自身でアレンジしてご使用ください。

    お礼

    Thank You for ◯◯
    ◯◯のお礼

    例)Thank You for Your Visit on September 29th.
    訳)9月29日は訪問していただきありがとうございます。

    依頼

    Requesting ◯◯
    Request for ◯◯
    ◯◯ Requet

    ◯◯の依頼

    例)Request for Price Quotation of A-106(商品名)
    訳)A-106の見積りの依頼
    例)Phone Call Request
    訳)電話対応依頼

    確認

    Confirmation of ◯◯
    ◯◯の確認

    例)Confirmation of the Order Number
    訳)注文番号の確認

    招待

    Invitation to ◯◯
    ◯◯への招待

    例)Invitation to the 10th Anniversary Party
    訳)10周年記念パーティへの招待

    変更

    Change of ◯◯
    ◯◯の変更

    例)Change of Weekly Meeting Time
    訳)毎週の会議時間の変更

    お知らせ

    Notification of ◯◯
    ◯◯のお知らせ

    例)Notification of Wednesday Meeting
    訳)水曜日の会議のお知らせ

    共有

    Sharing ◯◯
    ◯◯の共有

    例)Sharing the Change of the Meeting Minutes
    訳)会議の議事録変更の共有

    質問

    不明なことを聞くときの質問です。

    Question about ◯◯
    ◯◯についての質問

    例)Question about the Meeting on July 23rd
    訳)7月23日の会議についての質問

    問い合わせ

    質問に加え、何かを依頼するときの問い合わせです。

    Inquiry about ◯◯
    ◯◯についての問い合わせ

    例)Inquiry about the Invoice
    訳)請求書についての問い合わせ

    件名の冒頭でよく使うフレーズ

    ここまでご紹介したタイトルに加え、さらに状況に応じて付け加えたいときは、以下をご使用ください。
  • Reminder : リマインダー(念のための再送)
  • FYI(For Your Information) : 参考までに
  • Urgent : 緊急
  • Important : 重要
  • まとめ

    いかがでしたでしょうか?ビジネスマンには、毎日大量のメールが送られてきます。 タイトルを見てからメール開封の優先順位を決める方も多いほど、「件名」は大切なもの。
    ビジネスメールで、伝えたいことをわかりやすくクリアに相手に伝えられたら、その後の仕事もスムーズに進みますよね。 英語で正しいメールの件名をつけて、良い人間関係を築きましょう。
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